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Flexibles

Personalmanagement

ist zukunftsweisend

Interview mit Andrea Albrecht

Frau Albrecht, Sie haben die

zielen. Der Flexibilisierungsge-

Wie schafft man es in Zeiten des Fachkräfte-

Einführung eines Flexpools initi-

danke war mir nicht neu. Meine

mangels, nicht nur mehr Bewerbungen, son-

iert. Wie kamen Sie auf die Idee?

vorherige Klinik war ländlich gele-

gen, es gab viel Landwirtschaft

dern auch eine verbesserte Mitarbeiterzufrie-

Albrecht: Das Konzept stammt aus

und nicht wenige der Mitarbeiter

denheit zu erhalten? Man gibt dem Personal

den Niederlanden. Dort sind Flex-

wollten während der Saison zu-

möglichst viel Raum für Flexibilität und Auto-

pools im Pflegebereich schon seit

hause mitarbeiten. Wir konnten

nomie. Ein Flexibilisierungskonzept aus den

über zwanzig Jahren im Einsatz.

zwar auf Zeitarbeitsfirmen und ei-

Niederlanden wird zurzeit im Lukaskranken-

Ziel des Flexpools ist es, rasche

nen Pool von Ersatzkräften zurück-

Hilfe bei Engpässen zur Verfügung

greifen, allerdings ohne nennens-

haus in Neuss eingeführt. Dafür erhielt das

zu stellen sowie attraktivere Ar-

werte Flexibilität. Und es entstan-

Krankenhaus auf dem Gesundheitswirt-

beitszeiten

und langfristige

den immer hohe Zusatzkosten für

schaftskongress in Hamburg den Deutschen

Dienst- und Urlaubsplanung zu er-

das Krankenhaus.

CHANGE Award vom BQS Institut für Qualität

und Patientensicherheit. Über die ersten Erfol-

Auf der Medica-Messe in 2015 in

ge bei der Umsetzung des Flexpools spricht

Düsseldorf suchte ich den Kontakt

zu Software-Firmen, die flexible

die Direktorin des Pflegedienstes, Andrea Al-

Dienstzeitenplanung anboten. Es

brecht.

wurde mir aber schnell klar, dass

eine neue Software allein die Per-

sonalproblematik nicht lösen wür-

Keywords; Personalmanagement, Fackräfte-

de und wir eigentlich ein Flexibili-

Andrea Albrecht

sierungskonzept brauchten. Auf

mangel, Flexibilisierungskonzept

Leiterin des Pflegedienstes

Städtische Kliniken Neuss -

der Messe kam der Kontakt mit ei-

Lukaskrankenhaus - GmbH

nem niederländischen Berater zu-

KU special StudienführerPlus Februar 2018

stande, und aus der Idee wurde ein

der gesamten Hierarchie punkten.

Zeitarbeiter von einem eigenen

Plan.

Flexpoolmitarbeiter

gearbeitet

Im Vorfeld zur Rekrutierung der

wird, etwa 15 Euro eingespart wer-

Ein Pool von Mitarbeitern auf Ab-

ersten Flexpoolmitarbeiter haben

den. Das lässt sich dann einfach

rufbasis ist nicht ungewöhnlich

wir ein Jahr investiert, um die Ab-

hochrechnen.

im Gesundheitswesen. Was ist

teilungen mit ins Boot zu bekom-

neu an dem Flexpool in Ihrem

men, denn durch Umfragen inner-

Was war die größte Herausforde-

Haus?

halb der Abteilungen wurde die

rung bei der Umsetzung des Flexi-

Notwendigkeit eines Umdenkens

bilisierungsprojekts?

Der Unterschied zu Mitarbeiter-

klar. Vorträge für das Personal,

pools, wie ich sie kennengelernt

Vertragsentwürfe, Kommunikati-

Das Umdenken in der Organisati-

habe, liegt in der Professionalität

onspläne etc. sind Teil der Umset-

on. Man muss es schaffen, nicht

der Umsetzung. Die Erfahrungs-

zung. Akteure sind Multiplikato-

nur eine Idee zu pflanzen, sondern

werte aus den Niederlanden sor-

ren des Konzepts geworden. Für

diese auch innerhalb des gesam-

gen für einen detaillierten Ansatz.

die konkrete Umsetzung wurde ein

ten Krankenhauses zu verkaufen.

Der Flexpool kommt nicht nur „on-

Mitarbeiter freigestellt und eine

Vom Pflegepersonal, Betriebsrat,

Top“ zur Mitarbeiterzahl, sondern

Flexpoolmanagerin eingestellt.

Personalwesen bis hin zur Be-

wird als fester Bestandteil in der

triebsleitung muss man Klinken

Totalplanung integriert. Das Bera-

Was sind Ihre Ziele mit dem Flex-

putzen.

terteam analysierte detailliert,

pool?

welche Mitarbeiter wann und wo

Der Gedanke „Wie organisiere ich

eingesetzt werden sollen, um eine

Während der eine nur Nachtdiens-

mein Leben?“ bedeutet eine größe-

ausgewogene Kapazitätsplanung

te machen kann, möchte jemand

re Autonomie und ist im Gesund-

zu erstellen. Die Analyse dient

anders nur Früh- oder Spätdienste

heitswesen noch nicht weit ver-

aber nicht nur zur Erstellung eines

leisten. Einen hohen Stellenwert

breitet. Das sorgt zunächst für Un-

Pools aus neu einzustellenden Mit-

nimmt für mich die Vereinbarkeit

sicherheit beim ganzen Personal.

arbeitern, sondern auch um fest-

von Beruf und Familien ein, das

Mitarbeiter müssen ihr Sicher-

zustellen, ob derzeitige Mitarbeiter

steigert die Mitarbeiterzufrieden-

heitsdenken loslassen, weil unter

anders oder flexibler eingesetzt

heit. Ein zusätzliches Ziel ist es,

Umständen erst kurzfristig be-

werden können.

die Personalkosten zu optimieren.

kannt wird, wer auf welcher Stati-

Auch wenn in den Aufbau des Flex-

on arbeitet. Es stehen immer wie-

Die Zahl der Mitarbeiter, Flexpool-

pools investiert werden musste,

der Fragen im Raum. Zum Beispiel:

kräfte und deren Qualifikationen

werden Personalkosten zukünftig

Wie schreiben wir einen Dienst-

werden für jede Station genau auf-

reduziert und zwar für Zeitarbeits-

plan unter Berücksichtigung von

einander abgestimmt. Der Flex-

firmen.

Flexpoolmitarbeitern? In den Nie-

pool wird so organisiert, dass jeder

derlanden wird die Planung von

Mitarbeiter auf unterschiedlichen

Wo liegt das Optimierungspoten-

den Mitarbeitern selbst ausgear-

Stationen eingearbeitet ist. So

zial genau?

beitet, anstatt von den Stati-

steht den Abteilungen immer die

onsschwestern vorgegeben. Wäre

erforderliche Grundkapazität zur

Stationen planen oft großzügig

das hier auch machbar? Die Stati-

Verfügung, während lang- und

Personal ein, um bei eventuellen

onsschwestern wiederum fragen

kurzfristige Engpässe mit Stunden

Ausfällen einen Puffer zu haben

sich, wie verändert sich hierdurch

aus dem Flexpool kompensiert

und den Betrieb abdecken zu kön-

mein Job und der Ablauf auf der

werden. Ein Flexpool ist somit eine

nen. Die Mitarbeiter sind fest ein-

Station?

Weiterentwicklung in Sachen Mit-

geplant, auch wenn es keine Aus-

arbeiterplanung.

fälle gibt. Wenn ein Mitarbeiter

Sie setzen auf die Hilfe eines Be-

ausfällt, muss teure Kapazität bei

raterteams aus den Niederlan-

Was beinhaltet das Flexibilisie-

Zeitarbeitsfirmen zugekauft wer-

den. Hat Ihnen die externe Sicht-

rungskonzept?

den. Ausfälle treten nicht perma-

weise bei der Umsetzung gehol-

nent, sondern immer wieder und

fen?

Flexibilisierung ist eine grundle-

in unterschiedlichem Umfang auf.

gende Betrachtungsweise in der

Trotz gefühltem Personalmangel

Für mich ist die Beraterhilfe ent-

Personalpolitik. Der Aufbau des

ist schlummernde Kapazität vor-

scheidend gewesen für die Einfüh-

Flexpools ist der Startpunkt zu ei-

handen, die man in den Flexpool

rung des Flexpools. Wäre ich allei-

nem neuen und nachhaltigen Per-

konsolidieren und danach stati-

ne mit der Idee dagestanden, hätte

sonalplanungskonzept. Es handelt

onsübergreifend einsetzen kann.

ich vielleicht irgendwann aufgege-

sich dabei nicht nur um ein Projekt

ben. Mitarbeiter mit gemischten

der Pflegeabteilung, sondern um

Ziel der neuen Kapazitätsplanung

Gefühlen nehmen Änderungsvor-

ein Projekt des gesamten Kranken-

ist es, ohne extra eingeplante Mit-

schläge eher von externen Bera-

hauses. Dadurch, dass das Kon-

arbeiter auszukommen und bei

tern an als von einem Vorgesetz-

zept schrittweise eingeführt wurde

Ausfällen und Krankheiten den

ten. Mein Team und ich bekamen

und es deshalb keine schlagartige

Flexpool zu nutzen. Wir haben

durch das Netzwerk der Berater die

Umstellung von heute auf morgen

ausgerechnet, dass pro flexible

Möglichkeit, mehrere Kranken-

gab, konnte es auf allen Ebenen in

Stunde, die nun anstatt von einem

häuser in den Niederlanden zu be-

KU special StudienführerPlus Februar 2018

suchen und Erfahrungen auszu-

schon ein Lenkrad und nächstes

tauschen. Die Besuche im Lauren-

Jahr fahren wir.

tius-Krankenhaus Roermond und

Krankenhaus OLGV in Amsterdam

Wie geht es weiter?

haben das Team besonders über-

zeugt, weil man die Begeisterung,

Wir sind immer noch in der Umset-

in und mit einem Flexpool zu ar-

zungsphase des Konzeptes. Nächs-

beiten, unmittelbar spüren konn-

tes Jahr möchten wir das Konzept

te. Die Besuche haben uns sehr be-

auf weitere Bereiche ausweiten

eindruckt und bestätigt, dass sich

und gewinnen dafür immer mehr

das Konzept anderswo schon lan-

aktive Mitgestalter, die als Multi-

ge bewährt hat. Die investierte Ar-

plikatoren unsere Idee vervielfälti-

beitszeit aller Akteure ist eine In-

gen.

vestition in den messbaren Erfolg!

Was können Sie Ihren Kollegen in

Konnten Sie das niederländische

anderen Krankenhäusern raten?

Modell eins-zu-eins umsetzen?

All meine Kollegen sind in der glei-

Einen Flexpool zu integrieren

chen Situation: Der Arbeitsalltag

braucht Erfahrungen und stetiges

auf den Stationen ist durch hohen

Reagieren auf entstehende Her-

Personalausfall,

Fluktuationen

ausforderungen. In den niederlän-

und Erkrankungen gekennzeich-

dischen Krankenhäusern gibt es

net. Als Pflegedirektorin spürt

zum Beispiel einen besseren Per-

man permanent den Druck der

sonalschlüssel als in Deutschland.

Ärzte, kompetentes Personal zur

Also haben wir ausgearbeitet, wie

Verfügung gestellt zu bekommen

wir auch mit einem anderen Perso-

und gleichzeitig die Unzufrieden-

nalschlüssel einen Flexpool ein-

heit der Mitarbeiter, deren Wunsch

führen konnten. Auch sind die Ge-

es ist, die Arbeitsbelastung auf

setzesvorgaben für flexibles Arbei-

mehr Schultern zu verteilen. In

ten anders. Das Beraterteam arbei-

diesem begrenzten Spielraum wird

tete stets lösungs-, nie problemori-

die Luft immer dünner und die Ver-

entiert, sodass wir diese Heraus-

antwortung immer größer. Und je-

forderungen meistern konnten.

der weiß, dass der Höhepunkt des

Fachkräftemangels noch nicht ein-

Der Flexpool wurde innerhalb

mal erreicht ist. Wer sich jetzt noch

kürzester Zeit besetzt. Wie sehen

nicht mit konkreten Lösungen be-

Sie diesen ersten Erfolg?

fasst hat, wird es in Zukunft nicht

einfach haben.

Ein flexibles Arbeitszeitangebot

schafft großen Anreiz. Wir haben

Für mich sind neue Wege, die In-

gezielt Menschen in der Elternzeit

vestition in externe Expertise und

angesprochen. Selbstbestimmung

Geduld wichtige Bausteine in der

bei der Arbeitszeitplanung ist für

Personalakquise geworden. Ich

viele Wunschdenken. Für die Ak-

bin davon überzeugt, dass ein

quisition von Mitarbeitern haben

Flexpool nicht nur familien- und

wir neue Wege gesucht, zum Bei-

betriebsorientiert ist, sondern

spiel Facebook mit einer integrier-

auch zukunftsweisend.

ten Karriereseite. Wir haben die

potenziellen Mitarbeiter dort an-

gesprochen, wo sie sich in ihrer

Freizeit aufhalten. Zum Beispiel

Für Rückfragen steht Ihnen Frau

haben wir Plakate im Fitnessstu-

Andrea Albrecht, Leiterin des Pfle-

dio und im Kindergarten aufge-

gedienstes,

aalbrecht@lukas-

hängt. In elf Wochen hatten wir

neuss.de, tel. 0 21 31 / 8 88 - 60 01

mehr Bewerber als in ganz 2016.

oder Herr Peter van der Meulen un-

Der erste Flexpool, bestehend aus

ter

peter.vandermeulen@bosch-

20 Personen, ist jetzt vollständig.

vandermeulen.de oder 0 163 875 83

Das Personal und auch die Ge-

43 zur Verfügung.

schäftsführung haben die Verän-

derungen positiv wahrgenommen.

Ich vergleiche es gerne mit dem

Bau eines Autos: Erst sieht man

nur die Reifen, jetzt haben wir

KU special StudienführerPlus Februar 2018