„Das Flexteam der GFO Kliniken Bonn bietet eine Vielfalt an Vorteilen; für alle unsere Mitarbeiter, unsere Patienten und die Organisation“ „Es macht uns als GFO Kliniken Bonn zukunftssicher, mitarbeiter- und patientenfreundlich“
März, 2020
Arne Weiffenbach, stellvertretender Pflegedirektor GFO Kliniken Bonn über die Rolle des GFO Flexteams: er blickt zurück und nach vorn.
„Wer hätte vor einem Jahr gedacht, dass ich jetzt schon voller Überzeugung sagen kann: zum Jahresende werden wir unser Ziel, 10% unseres Personaleinsatzes zu flexibilisieren, erreichen – und das sind ca. 50 Vollkräfte bzw. über hundert Mitarbeiter.“ Das sagt Arne Weiffenbach, stellvertretender Pflegedirektor der GFO Kliniken Bonn. Er ist begeistert vom Aufbau und der ständigen Erweiterung des GFO Flexteams.
Im GFO Flexteam arbeiten zurzeit 86 Mitarbeiter(innen), die die Pflegeteams an unseren drei Standorten regelmäßig unterstützen. Das Flexteam besteht aus ganz verschiedenen Menschen, mit unterschiedlichen Qualifikationen. Und vor allem mit unterschiedlichen Bedürfnissen, wenn es um ihre Arbeitszeit geht. Weiffenbach erklärt: „Wir bieten den neuen Kollegen im Flexteam die Freiheit, ihre Dienstpläne selbst zu gestalten. Im Gegenzug erhalten wir ihre Ortsflexibilität. Nur so ist es möglich, die Flexer genau dort einzusetzen, wo gerade Bedarf besteht.“
„Die Vorteile und Erfolge sind eigentlich dreifach“, so Weiffenbach. „Sie beziehen sich erstens auf die Stabilisierung der Dienstpläne der Stationen, zweitens auf ein ganz neues Potential am Arbeitsmarkt, für das wir jetzt unsere Türe öffnen können und drittens auf den organisatorischen Vorteil in Bezug auf die Vorgaben der PpUGV.“
Das wichtigste Ziel der Flexibilisierung war von Anfang an die Stabilisierung der Dienstpläne aller unserer „festen“ Mitarbeiter. Wir hatten viele offene Stellen, und das Einspringen für Kollegen aus dem Frei war eher die Regel als die Ausnahme. Das haben wir jetzt geklärt, weil wir direkt am Anfang viele Flexer den Teams fest zugeordnet haben. Diese Flex-Mitarbeiter bleiben auch länger auf einer Station, was gleichzeitig eine längere Einarbeitungsphase ermöglicht. An unseren drei Standorten der GFO Kliniken Bonn haben die Mitarbeiter jetzt wieder „Luft“ und ihr Frei bleibt auch wirklich frei. Jetzt fokussieren wir uns weiter auf das Ausfallmanagement. Wir befinden uns in der Überbrückungsphase, in der wir auch den kurzfristigen Einsatz von Flexern realisieren werden. Nach dem Sommer schalten wir ganz um und es wird die zielgenaue Dynamik geben. Dann laufen kurz-, mittel- und langfristige Flex-Einsatzplanung parallel. Und die Teams können sich auf ein perfekt zusammengesetztes Flexteam verlassen, das alle verschiedenen Arten von Pflegeaufwand auffangen kann.
In Bezug auf den Arbeitsmarkt möchte Arne Weiffenbach zunächst etwas Aktuelles melden: „Die meisten Kollegen, die sich zurzeit im Flexteam befinden, sind Wiedereinsteiger. Wir haben wirklich ein neuartiges Angebot für Pflegekräfte, die gerne wieder zurück in den Pflegeberuf möchten, aber nicht konnten, aufgrund der regulären Dienstzeiten und Schichten. Diese passen oft einfach nicht zu ihrem Privatleben. Unser Flexteam bietet dieser Gruppe aber die Möglichkeit, selbst zu bestimmen, wann und wie lange sie arbeiten möchte. Zum Beispiel nur morgens oder nur an bestimmten Tagen, je nach Wunsch. „Dieses Flex-Angebot gibt es bei anderen Trägern in der Umgebung einfach nicht“, so Weiffenbach. „Es gibt zwar einige Springerpools, aber im GFO Flexteam können Mitarbeiter wirklich selbst ihren Dienstplan schreiben. Und immer mehr Pflegekräfte aus Bonn und der Region verstehen jetzt, dass das nicht nur ein Versprechen ist, sondern Wirklichkeit. So haben wir eine Zeit lang viele junge Eltern im Flexteam eingestellt, die gerne nur zu „Kita Zeiten“ arbeiten. Auch für diese Gruppe ist das Flexteam eine Lösung. Und zudem gibt es neue Flex-Kollegen, die vorzugsweise Nachtdienste machen. Aufgrund eines Studiums oder Hobbies passt das einfach gut in ihr Privatleben. Diese Gruppe wird momentan erweitert. Das ist für die Stammteams eine willkommene Unterstützung.“
Zudem erweitert sich das Flexteam gerade um eine neue Gruppe, für die das Flexteam ebenfalls sehr interessant ist: „Wir haben eine eigene Teilzeit-Ausbildung, die insbesondere von Menschen mit kleinen Kindern in Anspruch genommen wird, die angesichts von Schichtdienst in der Ausbildung sonst keine Möglichkeit hätten, eine Pflegeausbildung zu absolvieren. Mit dem Flexteam können wir diesen Auszubildenden einen optimalen Anschluss-Job bieten. Vorher hatten wir nicht die Möglichkeit, die Wunschteilzeiten – so wie während der Ausbildung – auch als Stelle anzubieten. Die Absolventen haben sich also oft nach ihrer Ausbildung anderweitig beworben. Dank des Flexteams gibt es nun alle gewünschten Zeitfenster und Einsatzmöglichkeiten. Und es bietet die Möglichkeit der Übernahme unserer Teilzeit-Azubis.
So baut das GFO Flexbüro das Flexteam, sowohl quantitativ als auch qualitativ, ständig weiter aus. Eine fortlaufende Arbeitsmarkt-Kampagne wird gezielt auf den Bedarf der Stammteams abgestimmt. Die Werbung und Rekrutierung arbeiten daher in einem fortlaufenden Prozess eng zusammen. Weiffenbach sieht eine interessante Entwicklung: „Die Flex-Werbung soll auch fortlaufend aktiv und intensiv sein, denn wir haben bereits einige Flexer nach einer Zeit in eines der Stammteams übernommen. Wenn sich die Flex-Mitarbeiter in einem bestimmten Team wohlfühlen und sie feststellen, dass sie dauerhaft wieder auf einer festen Station arbeiten möchten, ist das gar kein Problem. Und diese Mobilität ist eine gute Entwicklung: der Flexer ist happy und die Abteilung genauso, weil sie einen gut eingearbeiteten Kollegen bekommen. Deshalb können wir mit Recht behaupten, dass unser Flexbüro sich zu einem wirklichen Arbeitsmarktportal entwickelt“. „Fast“, so schränkt Weiffenbach ein. Denn er betont, dass die GFO Kliniken Bonn noch etwas mehr Zeit benötigt, um den Einarbeitungsprozess der Flexer weiter zu optimieren. Das ist ein wichtiger Schwerpunkt.
Auch die GFO Kliniken Bonn haben sich vorbereitet und Maßnahmen ergriffen, um die Anforderungen der PpUGV zu erfüllen. „Es war für mich von Anfang an sehr klar“, so Weiffenbach, „welche wesentliche Rolle das Flexteam in Bezug auf die PuUGV spielen kann. Wie bei allen anderen Krankenhäusern auch, war bei uns der Mangel an Pflegefachkräften ein Thema. Aber wir haben viele Pflegefachkräfte im Flexteam. Und das sorgt dafür, dass wir direkt seit 1. Januar diesen Jahres, als die PuUGV in Kraft getreten ist, in allen pflegesensitiven Fachbereichen zusätzliche Fachkräfte nach Bedarf und auch kurzfristig einsetzen können. Durch präzise Planung und Verteilung unserer Flexer, auch in der Nacht, sind wir in der Lage, die Kontinuität der Betreuung unserer Patienten gut zu gewährleisten. Was natürlich letztendlich das Ziel ist.“
Zum Schluss fasst Weiffenbach seine Begeisterung für die strategische Rolle des Flexteams gerne zusammen: „weil es uns als GFO Kliniken Bonn zukunftssicher, mitarbeiter- und patientenfreundlich macht.“