Flex-Entwicklung bei SWZ

"SWZ ist auf dem Arbeitsmarkt wieder sichtbar und attraktiv und das bringt uns viele neuen Kollegen!"

Son, Dezember 2018

Bei Werknet ist viel los. "Ich liebe es, wenn viel los ist", sagt Marian van Kempen. Marian befindet sich im neuen Büro "Werknet" der Pflegeorganisation SWZ aus Brabant. Sie erklärt, warum sie sich über die Hektik freut: "Werknet ist unser neu gestaltetes Arbeitsmarktportal, denn in Brabant sind wir wieder ganz vorne dabei, wenn es um attraktive Arbeit im Gesundheitswesen geht. Bei Werknet arbeiten Recruiter und Personaldisponenten, die bereits viele neuen Mitarbeiter einstellen konnten - sowohl für die festen Pflegeteams als auch für den Flexpool. Trotz Personalmangel." Sie ergänzt direkt, dass dies nicht automatisch passiert, sondern das Ergebnis eines intensiven Veränderungsprozesses ist. Marian war als Projektmanagerin für dieses Veränderungsprozesses verantwortlich und wurde dabei von BvFO, Bureau voor Flex Ontwikkeling, unterstützt.

Rob Krol war der Initiator der Veränderungen bei SWZ. Als Leiter der Personalabteilung stellte er fest, dass der Mangel an neuen Kollegen tatsächlich immer größer wurde. "Das hat die Teams extrem belastet. Wir mussten unsere Mitarbeiter immer öfter aus der Freizeit anrufen, um alle Dienste besetzen zu können. Dabei apellierten wir immer wieder an die individuelle Flexibilität unserer Mitarbeiter, baten Sie immer wieder, Ihre Freizeit zu opfern. Wir mussten diesen Kreis durchbrechen, sonst hätte dies die Kontinuität und Qualität der Pflege gefährdet.

Wir wussten auch: um neue Kollegen zu finden, müssen wir die Position von SWZ auf dem regionalen Arbeitsmarkt verbessern. Aber wie machen wir das?" Mit dieser Frage wandte sich Rob Krol Mitte 2017 an Loran Noteboom.

Die Frage von SWZ in einer neuen, breiteren Perspektive

Rob Krol über die neuen Erkenntnisse nach den ersten Gesprächen mit Loran Noteboom: "Loran ist ein Berater mit viel Erfahrung auf dem Gebiet der strategischen Personalplanung im Gesundheitswesen. Er hörte zuerst vor allem zu und fragte dann nach unserem Angebot an den Arbeitsmarkt: "Was haben Sie als Arbeitgeber zu bieten? Welche Dienste, welche Verträge bietet SWZ an? Wie funktioniert der Rekrutierungsprozess? Woraus besteht die Arbeitsmarktkommunikation? Wie ist der Flexpool aufgebaut? Wie werden die Wünsche der Mitarbeiter bzw. wie wird ihre Work-Life-Balance in die Planung mit einbezogen? Uns wurde klar, wie vielseitig unser Problem war, aber auch, dass es viele Lösungsansätze gab.

Das BvFO-Konzept basiert auf einem integrierten Ansatz mit vier Handlungsfeldern: Kapazitätsplanung, Dienstplanung, Flexibilisierung sowie Arbeitsmarktkommunikation und -rekrutierung. Wir mussten in all diesen Bereichen an Verbesserungen arbeiten und sie in ein Gesamtkonzept integrieren."

Mit dieser Aufgabe begann SWZ Anfang dieses Jahres - mit Unterstützung von BvFO.

Dafür greift BvFO auf ein Netzwerk von erfahrenen Spezialisten in den Bereichen Flexibilisierung, Kapazitätsplanung, Terminplanung, Arbeitsmarktkommunikation und Rekrutierung zurück. Je nach Art des Auftrages wird um den Kunden ein Team gebildet. Gemeinsam analysieren die Teammitglieder die Situation beim Kunden und geben Empfehlungen. Die Flexibilisierung ist dabei ein zentrales Instrument und verbindendes Element in der Mitarbeiterplanung. Der gesamte Änderungsprozess wird durch eine aktive interne Kommunikationspolitik unterstützt und befeuert.

Von der Analyse über Empfehlungen und einen Aktionsplan

Loran Noteboom über den Ansatz im SWZ: "Um sich als Arbeitgeber auf dem aktuellen Arbeitsmarkt zu profilieren, benötigt man ein sehr attraktives und differenzierendes Angebot. Mit längeren Diensten, größeren Verträgen und attraktiven Arbeitszeiten. Zeiten, die die Mitarbeiter selbst auswählen kann. Und ist es nicht reizvoll, wenn Mitarbeiter auch Kombinationen wählen können? Z.B. teilweise in der Tagespflege und teilweise im Wohnbereich arbeiten. Oder teilweise in einem festen Team und teilweise im Flexpool. Ein solches Angebot kann durch eine ausgefeilte Online-Marketingkampagne einfach und breit beworben werden. Aber ... ", betont Noteboom, "Sie müssen das Angebot auch tatsächlich anbieten können!"

Um die SWZ-Organisation hinsichtlich der Planungsprozesse, der Arbeitsabläufe, der Rekrutierungsprozesse und der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen entsprechend zu organisieren, führte BvFO zunächst einen umfassenden „Scan“ durch, und sprach mit Mitarbeitern aus allen Teams und Abteilungen. Die Ausgangslage könnte auf der Grundlage des Scans festgelegt umfassend festgelegt werden. Es wurden Empfehlungen gegegen, die von SWZ zu Maßnahmenausgearbietet wurden. "Gemeinsam haben wir einen Projektplan erstellt und Arbeitspakete definiert, so dass SWZ die Verbesserungen schrittweise umsetzen konnte", erklärt Loran Noteboom.

"Auch bei der Umsetzung hat BvFO uns unterstützt", sagt Marian van Kempen, die damals als Projektmanager anfing. "Jedes Arbietspaket wurde zu einem Teilprojekt mit einer eigenen Arbeitsgruppe. Das funktionierte sehr gut und war ein pragmatischer Ansatz“.

Von außen nach innen denken

"SWZ musste anfangen, anders zu denken und handeln", stellte Rob Krol damals fest. "Die Organisation, aber auch die Teams und die Mitarbeiter. Das war eine große Herausforderung für uns. Die größte Änderung war, dass wir lernen mussten, von außen nach innen zu denken. Nicht: was fordern wir, sondern: was will der Arbeitsmarkt? Was haben wir ihm zu bieten? Und wenn wir uns anders aufstellen, haben wir vielleicht sogar noch mehr zu bieten. Dann sind wir als Arbeitgeber zugänglicher und attraktiver, beispielsweise mit attraktiven Arbeitszeitmodellen und interessanten Kombinationsmöglichkeiten. Das kann man mit einem sorgfältig aufgebauten Flex-Pool realisieren. "Marian fügt hinzu:" Dann muss man aber sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter mitzieht, denn Personalplanung, Dienstplanung und Flexibilisierung betrifft alle. Ein solches Projekt erfordert Zeit und Energie von den Mitarbeitern. Die von BvFO vorgeschlagenen internen Kommunikationsmaßnahmen hielfen uns dabei, alle Mitarbeiter klar zu informieren und in den Veränderungsprozess mit einzubeziehen. Mit dem Slogan "2018, das Jahr der neuen Kollegen" , konnten wir alle Schritt für Schritt vom dem „Warum machen wir das“ und dem „Was machen wir“ überzeugen. Wir haben sowohl in persönlichen Gesprächen und Gruppendiskussionen als auch über schriftliche und digitale Wege über das Projekt kommuniziert. Unsere Mitarbieter fühlten sich so wertgeschätzt."

Von 'wir und sie' zu zum gemeinsamen Arbeitsmarktportal

Das aktuelle Werknet war früher das Dienstplanbüro bei SWZ. Während das sich nur um die Dienst- und Flex-Planung kümmerte, ist Werknet nun für die Flexplanung únd die Gewinnung neuer Mitarbeiter verantwortlich. Marian erzählt, dass der Wechsel von Planungsbüro zu Werknet schnell spürbar war. Nicht nur im Büro selbst, sondern auch bei den Teams. Dort wurden die zusammenhänge zwischen den Teilprojekten deutlich. Sie erklärt, dass eine Reihe von Maßnahmen parallel umgesetzt wurde. "Wir haben unseren Rekrutierungsprozess stark vereinfacht und verkürzt.

Von wenigen Wochen auf wenige Tage. Gleichzeitig haben wir mit den Teams geprüft, welche neuen Dienstzeiten und Kombinationsmöglichkeiten möglich waren. Es gab tatsächlich viele Möglichkeiten. In einer anderen Arbeitsgruppe wurden die notwendigen Verfahrensregelungen rund um den Einsatz von Flexpool-Kollegen festgelegt. Letzteres war nicht einfach, denn das Flexbüro konnte den Anforderungen der Teams aufgrund mangelnder Flexmitarbeiter kaum nachkommen. Das „wir und sie“-Gefühl zwischen den Teams und dem Planungsbüro wurde verstärkt. Wir haben dies nun durchbrechen können, indem wir das Büro explizit als Dienstleister für die Teams aufgestellt haben. Mit klaren Spielregeln und genügend Mitarbeitern. Das war möglich, da wir mit BvFO eine wirkungsvolle Online-Arbeitsmarktkampagne durchgeführt haben, mit der wir unser neues Angebot aktiv bei den Zielgruppen am Arbeitsmarkt bewerben konnten. Das aktuelle Werknet hat sich zu einem echten Recruitment-Portal entwickelt. Weil es nicht nur neue Flex-Kollegen gewonnen hat, aber auch Mitarbieter für die festen Teams. Das merken auch die Teams, denn die Dienstpläne sind viel stabiler geworden."

Die schwierige Position des Planungsbüros

Rob nickt zustimmend, wenn Marian erklärt, dass das Planungsbüro sowohl in seiner alten als auch in seiner neuen Rolle - als Werknet - eine schwierige Position in der Organisation hat. "Die Arbeit des Büros wird von allen gesehen und gespürt. Es muss immer zwei Kunden zufriedenstellen, die Flexmitarbeiter einerseits und die Teams andererseits. Dies erfordert geschicktes Verhandeln, klare Vereinbarungen und sorgfältiges Erwartungsmanagement." Marian merkt, dass alle Beteiligten ihre Rolle immer besser erfüllen. "Aber wir haben anfänglich zu wenig erkannt, wie groß die Veränderunen sind. Neue Rollen bedeuten neue Aufgabe und Verantwortungen. Die Mitarbeiter brauchen dabei Unterstützung und Begleitung. Aber wir sind jetzt auf dem richtigen Weg." Rob Krol: "Es ist auch wichtig, dass das Management bei diesen wichtigen Veränderungsprozessen immer den Hauptprozess - die Pflege der Bewohner - im Fokus behält." Schließlich ist es unsere Aufgabe, die Pflegearbeit zu erleichtern und mit sinnvollen Maßnahmen zu unterstützen."

Projektmanagement und Zusammenarbeit

Als Projektleiter kümmert sich Marian um die Koordination der Teilprojekten. Sie überwacht den Fortschritt und die Planung und berichtet regelmäßig an den Lenkungsausschuss, in dem neben Rob Krol auch das Pflegemanagement vertreten ist. Zu der Zusammenarbeit mit BvFO ist Marian klar: "Ich habe die Zusammenarbeit mit BvFO als sehr angenehm und engagiert erlebt. Es gab wöchentlichen Kontakt und mit seiner direkten Art der Kommunikation half Loran mir, meiner Betriebsblindheit zu entkommen. Das war notwendig, um die richtigen Schritte zu unternehmen und Entscheidungen zu treffen."

Loran Noteboom: "Es ist sehr angenehm und konstruktiv, das Vertrauen und das Mandat der Lenkungsgruppe zu bekommen. So kann man agil und pragmatisch zusammenarbeiten."

"Wir haben gut gearbeitet", sagt Rob Krol. "BvFO ist sehr präsent gewesen und arbeitet Ergebnisorientiert. Hat immer wieder sichergestellt, dass wir weiterhin Ergebnisse erzielen konnten. BvFO hat angemessen gesteuert und beraten, aber die Projektverantwortung uns überlassen. Weil wir es selbst machen und weiterführen sollen. Loran schafft es immer, eine gute Balance zu finden."

In den kommenden sechs Monaten wird die Kapazitätsplanung weiter ausgerollt, so dass letztendlich alle Handleungsfelder optimal aufeinander abgestimmt sind: Kapazitätsplanung, Dienstplanung und Flexibilisierung. Flankiert von einer proaktiven Arbeitsmarktkommunikation und einem niedrigschwelligen, Bewerberorientierten Rekrutierungsprozess.

SWZ hilft Menschen mit körperlichen oder mehrfachen Behinderungen und nicht angeborenen Hirnverletzungen in allen Phasen und Bereichen ihres Lebens, so weit wie möglich auf einger Kraft teilnehmen zu können.

Die Kapazitätsplanung wird in den kommenden sechs Monaten noch weiter ausgerollt, sodass letztendlich alle Komponenten optimal aufeinander abgestimmt sind. Kapazitätsplanung und Flexibilisierung. Mit aktiver Arbeitsmarktkommunikation und einem zugänglichen, bewerberfreundlichen Rekrutierungsprozess.

Das SWZ unterstützt Menschen mit körperlichen oder mehrfachen Behinderungen und nicht angeborenen Hirnverletzungen. In allen Phasen und Bereichen ihres Lebens, so viel wie möglich an sich selbst teilnehmen.

Marian van Kempen in Absprache mit Kevin van Dijk, dem Online-Marketing-Spezialisten des BvFO-Teams