Flex-Entwicklung bei Spaarne Gasthuis

"Ein intensiver Prozess, der Professionalisierung und Integration fördert"

Haarlem, Mai 2017

Wir sprechen mit Marlies van Werkhoven und Margreet de Geus vom Spaarne Gasthuis über den Flexibilisierungsprozess in ihrer Klinik. Loran Noteboom, Gründer, Geschäftsführer und Berater bei "Bureau voor Flex Ontwikkeling" (BvFO) hat die beiden bei der Modernisierung und Flexibilisierung der Planungsprozesse im Spaarne Gasthuis unterstützt.

Marlies ist Referentin im hausinternen "Integral Capacity Office" und erklärt, dass die Klinik im Jahr 2016 drei Projekte initiiert hat: integrales Kapazitätsmanagement, die Modernisierung der Dienstplanung und die Optimierung und Professionalisierung des Flexpools. Ziel ist es, in einer nächsten Phase die Flexibilisierung und das Kapazitätsmanagement zu einem ganzheitlichen Planungskonzept zu integrieren.

„Die drei Projekte wurden von der Organisation mit Begeisterung aufgenommen und wir machen stetigen Fortschritt. Im Laufe der Zeit entdeckten wir immer mehr Schnittstellen zwischen den Projekten, die zum Teil auch Abhängigkeiten darstellen. Dann ist es wichtig, den Überblick zu behalten, damit letztendlich ein integraler Planungsprozess entsteht. Genau dabei hat Loran Noteboom uns unterstützt. Zunächst hat er unserer gesamten Organisation viele Fragen gestellt. Danach hat er die notwendigen Verbindungen zwischen den Projekten hergestellt, und zwar nachhaltig. Er stellte auch neue Verbindungen her und unterstrich die Bedeutung und die Möglichkeiten einer vierten, parallel zu den anderen Projekten durchzuführenden Maßnahme, nämlich der Arbeitsmarktkommunikation. Das war sehr aufschlussreich und unsere zunächst individuellen Ziele verschmolzen so zu einem, gemeinsamen Ziel: den Planungsprozess mit Hilfe von integrierter Kapazitätsplanung, Flexibilisierung, zentraler Dienstplanung und modernder Arbeitsmarktkommunikation optimal zu gestalten."

Margreet nickt zustimmend. Sie koordiniert den flexiblen Personaleinsatz und leitet die Patientenaufnahme und die Dienstplanung. "Wir haben auch mehr Einblick bekommen, wer welche Rolle hat oder haben sollte. Das schafft Klarheit. Und Loran spielte damals wie heute eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Planungsthemen transparent zu machen, indem er informiert, zuhört und strukturiert."

Integrierte Planungsprozesse

Marlies und Margreet beschreiben die Schritte, die bereits unternommen wurden und noch unternommen werden müssen. Zunächst wurde eine Bestandsaufnahme durchgeführt, indem Gespräche mit den Projektmanagern, der Personalabteilung und dem Management geführt wurden. Dies machte deutlich, wie die Kapazitätsplanung organisiert war, wie weit die Flexibilisierung fortgeschritten war, welche Rolle der Flexpool spielte und welche flexiblen Arbeitsmöglichkeiten bereits angeboten wurden. Gleichzeitig wurden die Ziele, Wünsche und Anforderungen der Organisation ermittelt. Aufgrund all dieser Erkenntnisse haben wir mit Loran an der Optimierung und Professionalisierung des Flexpools gearbeitet. Ein wichtiger Aspekt dabei war die Verbesserung der Servicevereinbarung. Auch wurde ein Konzept zur weiteren Professionalisierung des Flexpools erstelt. "In dieser Phase befinden wir uns im Moment", sagt Marlies. "Und jetzt muss das alles umgesetzt werden. Wir müssen nun alle Vereinbarungen mit den Stationssleitern besprechen und den Bezug zum Basiszeitplan herstellen. Aber so weit sind wir noch nicht. Wir haben bereits einige Hürden genommen, aber es werden weitere kommen. Das gehört bei einem großen Projekt in einem Krankenhaus dazu."

Die Augen öffnen, Zusammenhänge verstehen

In der Analysephase stellte sich schnell heraus, dass sich die drei Projekte in unterschiedlichen Phasen befanden. Dadurch stagnierte manchmal der Fortschritt, gerade wegen gegenseitiger Abhängigkeiten. Zum Beispiel, die Erkenntnisse aus dem Kapazitätsmanagement sollen in die tägliche Praxis übertragen werden – von Diensten nach Dientplänen nach Mitarbeitern. Loran Noteboom machte deutlich, wie Kapazitätsplanung, Flexibilisierung und Dienstplanung miteinander verbunden sind. Marlies zu dieser ersten Phase: "Das gab uns einen echten Gesamtüberblick. Uns wurde klar, wie die drei Projekte gemeinsam einen organisationsweiten Planungsprozess bilden. Und nicht nur auf Papier. Abhängigkeiten und Verbindungen zwischen den Projekten bestehen nicht nur aus Flussdiagrammen. Es geht auch um Zusammenarbeiten und Kommunikation. Die Bereitschaft zur Zusammenarbeit zwischen Management, Abteilungen und Mitarbeitern bestimmt zu einem wesentlichen Teil den Erfolg. Und diese Bereitschaft steigt, wenn gute Bedingungen geschaffen werden."

Marlies verweist hier auf den kulturellen Wandel, der auch erforderlich ist, um den Flexibilisierungsprozess als Organisation erfolgreich zu gestalten. Stationen müssen darüber nachdenken, was und wer wann genau benötigt wird, um den Pflegebedarf zu decken. Welche Flexibilität in welcher Form und welche Art von Mitarbeiter passt zu ihren Bedürfnissen? Welchen Beitrag können sie selbst leisten, um die Flexibilisierung erfolgreich zu gestalten. Und sicher zu stellen, dass der Aufbau des Flexpools auf die Bedürfnisse abgestimmt wird? Marlies fährt fort: "Leider finden wir auf dem angespannten Arbeitsmarkt nicht immer genügend neue Mitarbeiter. Dadurch können wir auch nicht immer die Anforderungen aller Abteilungen erfüllen. Das kommt dem Image des Flexpools nicht gerade zugute. Ein echter Augenöffner in diesem Zusammenhang war für uns die Rolle der Arbeitsmarktkommunikation. Loran hat uns gezeigt, wie eine gute Kommunikation mit dem Arbeitsmarkt dazu beitragen kann, dass mehr Flexpool-Mitarbeiter angeworben werden. Zusammen mit der Personalabteilung prüfen wir nun, welcher Ansatz gut zur Rekrutierung neuer Flex-Pool-Mitarbeiter für unser Krankenhaus passt. Dabei werden wir klar kommunizieren, welche Vorteile wir Flex-Mitarbietern in unserem vielfältigen Pool und auf Stationen, die auf die Zusammenarbeit mit Flexern gut vorbereitet sind, zu bieten haben. Mit dem Ziel, den Zustrom deutlich zugänglicher zu machen."

Professionalisierung Flexpool

Margreet betont auch die Bedeutung und zentrale Rolle, die der Flexpool im Veränderungsprozess spielt, und dass eine Professionalisierung erforderlich war, um den Flexpool auf das richtige Serviceniveau zu bringen. Sie erklärt, dass die Abteilungen die Ziele und die Wichtigkeit der Flexibilisierung grundsätzlich befürworten, aber wenn der Flexpool die Nachfrage nicht immer erfüllen kann, führt das auch zu Frust. "Um das zu ändern, war die Erfahrung von Loran sehr wichtig. Durch Zuhören, Informieren und Fragen bracht er uns, sowohl den Flex-Pool als auch die Abteilungen, näher zusammen. Natürlich gab es bereits Absprachen über die Zusammenarbeit zwischen dem Flexpool und den Abteilungen, aber wir sind mit Loran wirklich in die Tiefe gegangen und haben mit ihm einen sehr umfassenden und klaren Servicevertrag erstellt. Dieser Vertrag enthält alle Vereinbarungen über den Service und die finanzielle Abwicklung in Bezug auf den Einsatz von Flex-Mitarbeitern. Dadurch werden die Erwartungen allmählich realistischer." Um zu erläutern, wie detailliert die Vereinbarung ist, verweist Margreet als Beispiel auf die vorangegangenen Diskussionen über Arbeitsverträge und die Ausfallarten, die der Flexpool kompensieren kann. "Wir denken jetzt anders über die Arbeitsverträge als zuvor; Neben den Standardverträgen bieten wir jetzt auch kleinere Verträge an, die für viele potenzielle Flexer interessant sind. Auch für Leistungen und Zeiten, die wir sonst nicht so leicht einplanen könnten. Und mit den Abteilungen wurde sehr genau diskutiert, welche Art von Ausfällen üblich ist. Es zeigte sich, dass zusätzlich zu den zwei Hauptausfallgründen aufgrund Krankheit und Schwangerschaft, die Stationen oft offene Stellen und Ausfälle durch Urlaub und Fortbildung kompensieren müssen.“

Anhand solcher Analysen Daten kann der Flexpool wesentlich fokussierter aufgebaut und erweitert werden. Margreet hofft, den derzeitigen Pool von rund 30 VZÄ im kommenden Jahr auf etwa 50 bis 60 VZÄ auszubauen. "Denn wir können unsere Dienstleistungen jetzt viel professioneller anbieten. Das ist sowohl für den Flexpool als auch für die Stationen eindeutig klar."

Marlies ergänzt:" Wichtige Herausforderungen sind derzeit die unvermeidlichen administrativen und organisatorischen Maßnahmen, mit denen die neuen Prozesse unterstützt werden müssen, die aber manchmal den Fortschritt etwas bremsen. Aber sie sind wichtig und wir müssen sie angehen.

Bei den Herausforderungen beim Flexibilisieren gehen wir weiterhin mit vollem Vertrauen vor. Alle unsere Ziele und Pläne in Bezug auf den Flexpool sind im Konzept Professionalisierung Flex Pool übernommen worden. Intern besteht eine hohe Bereitschaft, den Planungsprozess weiter zu professionalisieren und zu integrieren. Die Erfahrung von Loran, aber sicherlich auch seine Begeisterung, stärkt unser Vertrauen in die nächsten Schritte."

Das Kennemer Gasthuis und das Spaarne Hospital fusionierten und bildeten seit dem 22. März 2015 das Spaarne Gasthuis, ein erstklassiges klinisches Krankenhaus. Die Fusion stärkt die regionale Funktion und ermöglicht es dem Krankenhaus, die Versorgungsqualität kontinuierlich zu verbessern. Eine weitere Spezialisierung ist ebenfalls möglich, beispielsweise die Versorgung von Krebspatienten. Das Spaarne Gasthuis verfügt über Büros in Haarlem und Hoofddorp sowie über Ambulanzen in Heemstede, Hillegom, Haarlem Noord und Nieuw-Vennep. Als erstklassiges klinisches Krankenhaus befasst sich das Spaarne Gasthuis mit:

Maßgeschneidertes Gästehaus

Quelle: https://bvfo.nl