Arnhem, November 2020
Ap Dieker ist stolz auf sein Flexbüro Select im Rijnstate-Krankenhaus und auf die fast 100 Flexer, die täglich die Pflegestationen des Rijnstate-Krankenhauses unterstützen. „Im Moment ist das Büro intern in der Pflege des Krankenhauses gut positioniert. Darüber hinaus haben wir den Einsatz und die Verwaltung des Flexpools in den letzten drei Jahren weiter professionalisiert. Wir sind vom klassischen Ad-hoc-Zeitarbeitsprinzip „sick and peak“ zu einem soliden Modell entwickelt, in dem die Flex-Planung strukturell eingesetzt wird. Grundlage dieser Professionalisierung ist ein Strategieplan aus dem Jahr 2017, in dem die Mission und Vision des Büros beschrieben wird. Loran Noteboom von BvFO war dann als Berater an der Entwicklung von Rijnstate Select beteiligt.
Ap Dieker traf Loran Noteboom auf einem Kongresstag für Flex-Manager. Sie arbeiten seitdem zusammen. Ap Dieker: „Ich habe gemerkt, dass Loran uns als Berater bei unserer Vision für die Zukunft der Flexplanung in Rijnstate helfen kann. Das ist seine Arbeit, er kennt die Pflege, die Pflegeprozesse im Krankenhaus und die Menschen, die dort arbeiten. Darüber hinaus verfügt er über Planungskenntnisse und versteht wirklich, wie ein Planer in Bezug auf Dienstpläne und Schichten denkt. Zusätzlich kennt er auch die Rolle der Automatisierung in der Flex-Planung. “
Gemeinsam haben sie eine klare Vision für die Zukunft von Rijnstate-Select entworfen. „Loran hat dafür gesorgt, dass wir uns klare Ziele gesetzt haben und dass die Größe des Pools und des Flexbüros genau formuliert sind. Auf diese Weise haben wir alle Schwerpunkte des Flexbüros analysiert.“
Die erste praktische Ausarbeitung wurde auf der Grundlage dieser klaren Erkenntnisse aufgenommen. „Loran konnte auch dabei helfen. Wir hatten Fragen wie: Wie erfolgt die Abrechnung des Flex-Einsatzes? Und welche Methoden gibt es? Die Rekrutierung war ebenfalls ein wichtiger Schwerpunkt, da eine rasche Erweiterung des Pools unabdingbar war, um den Anforderungen aller Pflegeabteilungen immer besser gerecht werden zu können. Rijnstate Select war das erste Büro am Arbeitsmarkt, das potenzielle Flex-Kandidaten in ihrer Freizeit ansprach. Unser Flex-Angebot bestand darin, Arbeitszeiten selbst bestimmen zu können, damit man sie an seine Freizeit anpassen kann. Dieses Angebot stieß auf enormen Zuspruch und bald hatten wir einen der größten Flexpools innerhalb eines Krankenhauses in den Niederlanden.
Darüber hinaus haben wir die Kunden von Select – die Abteilungen – transparent gemacht, damit wir uns richtig auf das interne Account Management konzentrieren können.“
Um Flex-Planung optimal in den täglichen Planungsprozess zu integrieren, ist das interne Account Management einer der wichtigsten Bereiche des Flexbüros, betont Ap Dieker. „Wir haben auch Loran daran beteiligt. Wir hatten drei Flex-Koordinatoren im Flexbüro, die er beim Aufbau des strukturellen Kontakts mit den Abteilungen unterstützte. Er brachte ihnen bei, die Bedürfnisse dieser internen Kunden zu identifizieren und diese im Pool umzusetzen. Er hatte auch Tipps, wie man diese Gespräche führt und was man mit den Informationen macht, die auftauchen. Zu diesem Zweck verfügte er über alle möglichen praktischen Mittel und Techniken in Form von Übersichten und Berichten. Es war etwas gewöhnungsbedürftig für uns, aber es war notwendig. Der Kontakt zwischen Select und den Abteilungen ist nun strukturiert und regelmäßig. Zusammen mit den Abteilungen erstellen wir eine solide Prognose des zu erwartenden erforderlichen Einsatzes. Auf dieser Basis bauen wir unseren Pool auf und aus, damit die Abteilungen wissen, dass sie uns jederzeit anrufen können und dass es Sicherheit in den Dienstplänen gibt. Sowohl wir als auch die Abteilungen empfinden dies als sehr wertvoll.
In einer zweiten Phase war Loran Noteboom an der Weiterentwicklung des Poolmanagements beteiligt. Select wollte dies ausführlich behandeln und hatte Fragen zu Vereinbarungen mit Flexern. Welche Verträge bieten wir an? Welche Vertragsarten und -größen soll es geben? Wie eng und fest sind die Vereinbarungen? „Auch die individuelle Interaktion mit jedem Flexer hielten wir für wichtig. Wir haben uns zum Beispiel genau angesehen, welche persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten wir bieten können. Loran hat uns bei der konkreten Interpretation all dieser Fragen unterstützt. Ich kann jetzt sagen, dass sich die individuelle Aufmerksamkeit für jeden Flexer wirklich auszahlt. Unser Prozentsatz an Fehlzeiten ist erheblich gesunken“, sagt Ap Dieker, nicht ohne Stolz. „Dieses erneuerte Poolmanagement ermöglicht es uns auch, die Flex-Organisation immer besser zu verwalten.“
Ap Dieker hat gerade die Leitung des Flexbüros übergeben und wird nun Leiter der Patienten-Aufnahme bei Rijnstate. Auf Nachfrage sagt er, dass er den Flexpool sehr zufrieden hinter sich lässt. „In den letzten drei Jahren haben wir eine strukturell eingebettete Flex-Organisation aufgebaut. Das Hauptaugenmerk liegt jetzt darauf, dass die Vision neu ausgerichtet werden muss, insbesondere wenn es um das Accountmanagement geht. Beispielsweise muss der Prognose mehr Aufmerksamkeit gewidmet werden. Dies ist teilweise aufgrund der Corona-Krise schwieriger. Es bleibt jedoch wichtig, mit den Abteilungen den Bedarf mindestens drei Monate im Voraus zu erfassen.
Zusammenfassend kann ich mit einem guten Gefühl sagen, dass Rijnstate Select in der Organisation in unserem Krankenhaus gut positioniert ist und die Abteilungen wissen, dass sie uns immer anrufen können.“