Ein Meilenstein für die gesamte Organisation

Am 19. Juli wurde das interne FlexTeam-Büro der GFO Kliniken Bonn neu eröffnet - ein bedeutender Meilenstein in dem intensiven Veränderungsprozess des Hauses. Vor mehr als einem Jahr hatten die GFO Kliniken Bonn beschlossen, die tägliche Personalplanung in ihren drei Krankenhäusern in Bonn flexibler zu gestalten. Auch sie haben, wie viele andere Krankenhäuser, mit Personalmangel und einem angespannten Arbeitsmarkt zu kämpfen. Unterstützt wird dieses Konzept vom deutsch-niederländischen Team Noteboom & Van der Meulen.

„Ich freue mich sehr auf meinen neuen Job im FlexTeam-Büro“, sagte Nadine Loth, die brandneue Flex-Koordinatorin. „Zusammen mit meiner neuen Kollegin Bettina, die für die Gewinnung neuer Flex-Kollegen verantwortlich ist, sind wir für die Entwicklung, Verwaltung und Planung unseres Flexpools verantwortlich. Wir haben derzeit etwa 25 neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im GFO FlexTeam, weitere Einstellungen sind geplant.“

Nadine Loth war von Anfang an am Flexibilisierungsprojekt beteiligt, und sie kennt den Druck auf die Pflegebranche besser als jede andere. Zusammen mit zwei Kollegen aus den beiden anderen Häusern und Projektleiter Arne Weiffenbach, stellvertretendem Pflegedirektor, bilden sie das GFO-Projektteam.

Von dem neuen, attraktiven Angebot, das sie Flex-Kollegen anbieten kann, ist sie begeistert, denn es bringt nicht nur für die Organisation große Vorteile, sondern auch für die derzeitigen, „festen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. „Ein geschickt aufgebautes Team von gut ausgebildeten, qualifizierten Flexern kann sofort dort eingesetzt werden, wo Not am Mann ist. So können wir die Kontinuität unserer Pflege gewährleisten. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die Kolleginnen und Kollegen der festen Teams nicht mehr in ihrer Freizeit angerufen werden und einspringen müssen, ihre Dienstpläne werden stabiler und vor allem: frei ist frei und bleibt frei. Sowohl für die Flexer als auch für die fest Angestellten können wir jetzt die gewünschte Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben besser als je zuvor unterstützen.“

Koordinatorin Nadine Loth, links, und Recruiterin Bettina Papadopoulos sind die Ansprechpartnerinnen im neuen FlexTeam-Büro.

Nadine Loth war Abteilungsleiterin für Orthopädie/Unfallchirurgie im GFO Klinken Bonn und ist Teil des Flex-Project-Teams.

Bettina Papadopoulos ist neu in den GFO Kliniken Bonn. Sie bringt praktische Erfahrungen und spannende Ideen aus dem Bereich Recruitment mit.

Arne Weiffenbach rechts ist der Projektleiter des Flexibilisierungsprojekts. Frank Eggert ist Projektleiter des Noteboom & Van der Meulen Berater-Teams.

25 Krankenhäuser begeistert über die ʺstrategischen Allianzʺ zwischen Flexpool und Arbeitsmarktkommunikation

Auch in diesem Jahr war Loran Noteboom einer der Referenten der ʺPlanmen Flexmanagement Experienceʺ. Interessiert verfolgten Flexpool-Manager aus rund 25 Krankenhäusern seine Ausführungen zu den Themen Flexibilisierung und Arbeitsmarktkommunikation. Ergänzt wurden die Ausführungen von dem Online-Marketing-Spezialisten Kevin van Dijk. Van Dijk ging auf die strategische Rolle ein, die das Online-Marketing heute bei der Personalgewinnung Gesundheitswesen spielt. Mit Hilfe von Online-Tools können potentielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effektiv und erfolgreich erreicht werden. Noteboom erklärte, wie diese Form der Arbeitsmarktinteraktion konsequent in das Flex-Recruitment integriert werden sollte und wie diese ʺstrategische Allianzʺ in der Praxis aussehen könnte. Dank dem interaktiven Format der Präsentation und den zahlreichen Fragen der Teilnehmenden gelang ein überaus anschaulicher und sehr praxisbezogener Wissensaustausch.

Die strategische Allianz zwischen Flexpool (oder Flexibilisierung) und Arbeitsmarktkommunikation

Neben dem Flexbüro sind weitere Abteilungen und Experten an der Einstellung von ʺFlexernʺ beteiligt – in der Regel die Personalabteilung, manchmal auch die Kommunikationsabteilung. ʺDas ist in jedem Krankenhaus anders geregeltʺ, weiß Loran Noteboom. ʺManchmal wundern wir uns über die silomäßigen organisatorischen Strukturen, denn nur durch ein optimales Zusammenspiel aller Disziplinen kann der Arbeitsmarkt effizient bearbeitet werden. Zwar ist die Personalgewinnung ein Bereich, der logischerweise zur Personalabteilung gehört, aber die Rekrutierung potenzieller Flexer erfordert einen etwas anderen Ansatz.ʺ Vergleichen könnte man ihn mit der Arbeitsweise einer Zeitarbeitsfirma. ʺDort wird ein aktives Accountmanagement betrieben, d.h., die Nachfrage wird kontinuierlich ermittelt bzw. generiert. Und um die Nachfrage bedienen zu können, werden kontinuierlich Kandidaten geworben und eingeplant. Ein internes Flexbüro funktioniert genauso: es muss kontinuierlich die interne Nachfrage im Blick haben und dazu das passende Personal werben. Dabei muss es sich auf das Know-how der Personal- und der Kommunikationsabteilung verlassen können. Das Flex-Büro ist sozusagen der Kunde dieser Abteilungen. Die Erfahrung hat uns gelehrt, dass man diese Form der Zusammenarbeit leben muss, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Nur dann entsteht gegenseitiges Verständnis und Engagement, das schnelles Agieren und Reagieren ermöglicht, sei es bei kurzfristigen Ausfällen oder langfristigen Einsätzen von Flexmitarbeitern. Man könnte also durchaus von einer ʺstrategischen Allianzʺ sprechen, einer strukturellen Zusammenarbeit zwischen Flex-Büro, Personal und Kommunikation.ʺ Alle Ausführungen waren gespickt mit praktischen und erfolgreichen Beispielen. Abschließend ging Kevin van Dijk auf die zunehmende Rolle des Online-Marketings ein.

Online-Tools und soziale Medien sind in der Gesundheitspflege für die Arbeitsmarktkommunikation unverzichtbar

In der Geschäftswelt ist es schon lange selbstverständlich, soziale Medien auf dem Arbeitsmarkt zu nutzen, im Gesundheitswesen findet diese Möglichkeit erst allmählich Einzug. ʺDabei reden wir nicht über das Posten einer Nachricht auf der eigenen Facebook-Seiteʺ, so van Dijk. ʺDieses ‚Post and Pray‘ reicht nicht mehr aus, wenn es darum geht, flexible Arbeitskräfte zu rekrutieren.ʺ Potentielle Flexer seien eine Gruppe, die nicht immer aktiv nach einem Job gucken oder einen Jobwechsel planen. ʺSie müssen engagiert nach Ihren Flex-Zielgruppen auf dem Markt suchen und sie ansprechen. ʺ Denn viele würden diesen flexiblen Ansatz und seine Vorteile gar nicht kennen oder unterschätzten häufig ihre eigenen Chancen auf dem Arbeitsmarkt. ʺNicht so sehr in Bezug auf ihre Qualifikationen, sondern eher in Bezug auf mögliche Arbeitszeiten oder Dienste. Und genau diese Gruppe können Sie über Online-Marketing und den Einsatz von Social Media ansprechen, zum Beispiel über Facebook und Instagram.ʺ Auch Werbung auf Google sei denkbar.

Zielgruppen aktiv auswählen und ansprechen

Festgelegt werden dabei sehr spezifische Auswahlkriterien wie „geografisch“, „Interessen“, „Alter“, usw. Unterstützt werden die Bemühungen mit benutzerdefinierten Texten und Bildern inklusive Reaktionsmöglichkeiten. Nach einem ersten Klick landet man auf einer speziell gestalteten Flex-Seite der betreffenden Pflegeorganisation. Dort findet man maßgeschneidert und übersichtlich alle Vorteile für die eigenen, selbst zu bestimmenden Arbeitszeitwünsche. „Diese so genannte Landing Page ist zentral für jede Online-Kampagne. Sie beinhaltet verschiedene Bewerbungsmöglichkeiten per E-Mail, ein Telefon-Kurzformular oder sogar App-Kontakt.“ Van Dijk betonte erneut, dass der große Vorteil der Nutzung von Social Media auch darin besteht, dass Nachrichten, insbesondere von den eigenen Mitarbeitern, problemlos geteilt werden können. „Dadurch wird die Reichweite einer Message sehr groß und Sie generieren zusätzlichen Datenverkehr auf Ihre eigene Flex-Seite.“

QuickScans

Abschließend ging van Dijk auf die Ergebnisse eines QuickScans ein, einer Analyse der Online-Leistung eines der anwesenden Krankenhäuser. „Diese Analyse ist die Grundlage, auf der wir unsere Online-Kampagnen immer aufbauen“, erklärt van Dijk. „Sie zeigt zum Beispiel, wie die Website in Bezug auf Auffindbarkeit (über Google) punktet, wie benutzerfreundlich die Seiten angeordnet sind und wie relevant die Informationen für den Besucher sind.“ Das betreffende Krankenhaus wusste im Vorfeld nicht, dass ein QuickScan bei ihm durchgeführt wurde. Die Ausführungen hatten viele interessierte und neugierige Fragen aller Anwesenden zur Folge. Angeregt plaudernd ging man danach gemeinsam zum Abschlussgetränk über.

„Flexmanagement Experience“ ist eine Plattform, bei der sich Flex-Manager aus Krankenhäusern und Experten einen Tag lang gegenseitig inspirieren, diskutieren und Erfahrungen austauschen, um zu neuen Erkenntnissen zu gelangen. Themen sind Flexibilisierung, Rekrutierung und Arbeitsmarktkommunikation. Erfahrene Experten zeigen, welche positiven Auswirkungen dies auf die Position des Krankenhauses auf dem Arbeitsmarkt einerseits und auf die Effizienz der internen Organisation andererseits hat.

In diesem Jahr trafen sich 25 Flex-Manager am 4. Juni 2019 auf dem sonnenverwöhnten Anwesen von Zonheuvel, was überaus viel zu der informellen, offenen und interaktiven Atmosphäre beigetragen hatte.