"Es ist nicht wichtig, was du betrachtest, sondern was du siehst."

H.D. Thoreau

"Das ist ein Spruch, der genau auf unsere Zusammenarbeit zutrifft", bringt es Petra Knirsch, Projektleiterin von "Arbeitszeit 4.0" der Altenhilfe Bethel, auf den Punkt. Im Interview erzählt sie, wie die Zusammenarbeit zwischen der Projektgruppe und dem Beraterteam Noteboom & Van der Meulen gelaufen ist. An den Start gegangen ist das Projekt vor rund einem Jahr, Ziel ist es, das Ausfallmanagement zu verbessern und Dienstpläne langfristig und verlässlich so zu gestalten, dass alle zufrieden sind und sich auf ihre Arbeit freuen.

Ihre Erfahrungen mit dem deutsch-niederländischen Beraterteam, so Knirsch, seien rundum positiv. "Es war sehr herzerfrischend, auch mal mit Niederländern zusammenzuarbeiten. Ich habe eher Kollegialität statt distanzierte Beratung erfahren. Das Team hat wirklich sehr professionell und effektiv gearbeitet, uns aber auch nicht überfahren. Es wurde immer auf Augenhöhe kommuniziert und gemeinsam nach guten Lösungen gesucht. Deshalb der Spruch. Bei unserer Arbeit geht es um Wahrnehmung, Sensibilität und Empathie – sich einlassen auf die Situation und die Menschen, die man vorfindet. Das hat dieses Projekt besonders gemacht."

Die Ergebnisse nach einem Jahr seien beachtlich und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchweg begeistert. "Das Beraterteam zieht für die verschiedenen Themen Spezialisten heran, auch aus Holland, zum Beispiel für die Arbeitsmarktkommunikation. Sie haben eine intensive Flex-Kampagne rundum um unsere Jobmesse organisiert und im Anschluss eine große Online-Kampagne. Ich hatte dazu viel Kontakt mit Diny Okkerse, die neben der externen Kampagne auch einen internen Kommunikationsplan erstellt hat." Außerdem habe man zusammen bereits vier Projekt-Newsletter erstellt. "Das ist ein wichtiger Baustein bei der internen Kommunikation, damit alle unsere Mitarbeitenden nicht nur informiert sind, sondern Teil des Projektes werden und Veränderungen mittragen," so Petra Knirsch.

Tolle Mischung: Generalisten und Spezialisten mit Professionalität und Lockerheit

"Die Professionalität des Berater-Teams möchte ich gerne bestätigen", so Werner Arlabosse, Direktion der Stiftungen Sarepta und Nazareth. Arlabosse ist Auftraggeber und Initiator des Projektes Arbeitszeit 4.0. "Wir haben Mitte 2018 die niederländische Altenhilfe-Organisation Bruggerbosch besucht. Die Niederländer haben im Umgang mit dem Fachkräftemangel im Pflegebereich jahrelange Erfahrungen und deshalb gute Konzepte und praktikable Lösungen für ein adäquates Ausfallmanagement." Grundprinzip sei die mitarbeiterorientierte Flexibilisierung. "Auf deren Basis ist das Team Noteboom & Van der Meulen auch in Deutschland sehr erfolgreich, da der Druck auf die Personalfindung und den richtigen Personaleinsatz inzwischen auch bei uns so groß ist wie in den Niederlanden."

Was Werner Arlabosse vor allem gefallen hat, war die Kombination aus Professionalität, Sachlichkeit und niederländischer Lockerheit.

"Wir sind da doch etwas mehr festgemauert, aber die beiden Herren Noteboom und Van der Meulen haben uns mit ihrer Art und Methode wirklich geholfen. Sie haben klare Vorstellungen, lösen aber die Probleme schrittweise zusammen mit uns. "Und", so betont er abschließend, "das Team ist eine tolle Mischung aus Generalisten und Spezialisten, von der wir sehr profitiert haben. Zum Beispiel in den Bereichen Online Marketing und Kapazitätsplanung."

Zufriedenheit gewinnt über Skepsis

Karsten Strunk hat die Leitung des neuen FlexTeams übernommen und ist begeistert von den Erfolgen und der Effektivität des Projektes. In einem Jahr hat das Team es geschafft, einen Pool von 30 neuen Mitarbeitenden aufzubauen. "Es gibt jetzt neue Kollegen, die gerne nur bestimmte Dienste arbeiten möchten und überaus froh sind, dass sie ihre Arbeitszeit bei uns selbst bestimmen können. Auch schätzen die neuen FlexTeam-Mitarbeiter, dass sie sich zunächst an verschiedenen Standorten orientieren können. Die Orte können dabei je nach Bedarf pro Tag oder Woche oder sogar Monat wechseln. Die Stammteam-Mitarbeitenden merken, dass sie sich tatsächlich auf ihren eigenen Dienstplan verlassen können und man spürt, dass die Zufriedenheit über die Skepsis siegt. Denn ja, Skepsis hatten wir am Anfang natürlich auch."

Karsten Strunk erinnert sich auch an seine Erwartungen am Anfang dieses Projektes, insbesondere wusste er nicht, wie die Zusammenarbeit mit einem neuen niederländischen Team und Konzept funktioniert. "Spannend, aber es hat so gut geklappt!" so sein begeistertes Fazit. "Die Niederländer sind viel unkomplizierter und haben wirklich unseren Kultur-Horizont erweitert. Wo wir öfters Bedenken gehabt hatten, haben sie zusammen mit uns immer wieder positiv auf Lösungen hingearbeitet. So konnte ich jederzeit Kevin van Dijk anrufen, den niederländischen "Mister Google" des Teams, der die Online Kampagne erarbeitet und betreut hat. Das hat zur Folge, dass ich mich in der Social Media Welt jetzt auch bestens zuhause fühle und ich muss sagen: Das macht schon Spaß! Kevin van Dijk hat zusammen mit André Storms, dem deutschen Web Designer des Teams, unsere neue FlexTeam-Seite erstellt. Die beide haben dazu eng mit unserem Kollegen Martin Eickhoff zusammengearbeitet, der für unsere externe Kommunikation zuständig ist. Und zusammen haben sie unseren ganzen Online-Auftritt in Bezug auf Flexibilisierung optimiert."

Durch die Zusammenarbeit und die neuen Erfahrungen seien "die Deutschen" zudem generell offener für Veränderungen geworden. Man traue sich, "mehr zu sagen", das fördere sehr die Kollegialität und sei ein großer, zusätzlicher Gewinn.

Aber den größten Gewinn beschreibt Karsten Strunk so: "Durch die neuen Kampagnen haben wir festgestellt, dass es am Arbeitsmarkt wirklich die Kandidaten gibt, die wir (händeringend) suchen! Diese Art von Online-Marketing war für uns völlig neu. Darauf werden wir auch in Zukunft setzen."   

Die Erwartungen für die Zukunft

Werner Arlabosse ist auch hoffnungsvoll. "Wir haben jetzt eine sehr solide Basis, auf der wir weiter aufbauen können. Wir haben noch einiges vor, sowohl arbeitsrechtlich als auch in Bezug auf die Kultur im Sinne von  "Kopf und Herz und Handeln". Aber ich bin überzeugt, dass wir nächstes Jahr ein gut funktionierendes und noch größeres FlexTeam haben, das wir selbständig betreuen können."

Petra Knirsch freut sich, dass durch das Projekt "neben der positiven Zusammenarbeit auch wieder viele MitarbeiterInnen untereinander in Kontakt getreten sind". Das fördere den Austausch von Ideen und das gemeinsame Lösen von Problemen. Außerdem sei die Laune bestens, "und das ist doch etwas sehr Wertvolles, oder?", lacht Petra Knirsch zum Schluss.

Ein Meilenstein für die gesamte Organisation

Am 19. Juli wurde das interne FlexTeam-Büro der GFO Kliniken Bonn neu eröffnet - ein bedeutender Meilenstein in dem intensiven Veränderungsprozess des Hauses. Vor mehr als einem Jahr hatten die GFO Kliniken Bonn beschlossen, die tägliche Personalplanung in ihren drei Krankenhäusern in Bonn flexibler zu gestalten. Auch sie haben, wie viele andere Krankenhäuser, mit Personalmangel und einem angespannten Arbeitsmarkt zu kämpfen. Unterstützt wird dieses Konzept vom deutsch-niederländischen Team Noteboom & Van der Meulen.

„Ich freue mich sehr auf meinen neuen Job im FlexTeam-Büro“, sagte Nadine Loth, die brandneue Flex-Koordinatorin. „Zusammen mit meiner neuen Kollegin Bettina, die für die Gewinnung neuer Flex-Kollegen verantwortlich ist, sind wir für die Entwicklung, Verwaltung und Planung unseres Flexpools verantwortlich. Wir haben derzeit etwa 25 neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im GFO FlexTeam, weitere Einstellungen sind geplant.“

Nadine Loth war von Anfang an am Flexibilisierungsprojekt beteiligt, und sie kennt den Druck auf die Pflegebranche besser als jede andere. Zusammen mit zwei Kollegen aus den beiden anderen Häusern und Projektleiter Arne Weiffenbach, stellvertretendem Pflegedirektor, bilden sie das GFO-Projektteam.

Von dem neuen, attraktiven Angebot, das sie Flex-Kollegen anbieten kann, ist sie begeistert, denn es bringt nicht nur für die Organisation große Vorteile, sondern auch für die derzeitigen, „festen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. „Ein geschickt aufgebautes Team von gut ausgebildeten, qualifizierten Flexern kann sofort dort eingesetzt werden, wo Not am Mann ist. So können wir die Kontinuität unserer Pflege gewährleisten. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die Kolleginnen und Kollegen der festen Teams nicht mehr in ihrer Freizeit angerufen werden und einspringen müssen, ihre Dienstpläne werden stabiler und vor allem: frei ist frei und bleibt frei. Sowohl für die Flexer als auch für die fest Angestellten können wir jetzt die gewünschte Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben besser als je zuvor unterstützen.“

Koordinatorin Nadine Loth, links, und Recruiterin Bettina Papadopoulos sind die Ansprechpartnerinnen im neuen FlexTeam-Büro.

Nadine Loth war Abteilungsleiterin für Orthopädie/Unfallchirurgie im GFO Klinken Bonn und ist Teil des Flex-Project-Teams.

Bettina Papadopoulos ist neu in den GFO Kliniken Bonn. Sie bringt praktische Erfahrungen und spannende Ideen aus dem Bereich Recruitment mit.

Arne Weiffenbach rechts ist der Projektleiter des Flexibilisierungsprojekts. Frank Eggert ist Projektleiter des Noteboom & Van der Meulen Berater-Teams.

25 Krankenhäuser begeistert über die ʺstrategischen Allianzʺ zwischen Flexpool und Arbeitsmarktkommunikation

Auch in diesem Jahr war Loran Noteboom einer der Referenten der ʺPlanmen Flexmanagement Experienceʺ. Interessiert verfolgten Flexpool-Manager aus rund 25 Krankenhäusern seine Ausführungen zu den Themen Flexibilisierung und Arbeitsmarktkommunikation. Ergänzt wurden die Ausführungen von dem Online-Marketing-Spezialisten Kevin van Dijk. Van Dijk ging auf die strategische Rolle ein, die das Online-Marketing heute bei der Personalgewinnung Gesundheitswesen spielt. Mit Hilfe von Online-Tools können potentielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effektiv und erfolgreich erreicht werden. Noteboom erklärte, wie diese Form der Arbeitsmarktinteraktion konsequent in das Flex-Recruitment integriert werden sollte und wie diese ʺstrategische Allianzʺ in der Praxis aussehen könnte. Dank dem interaktiven Format der Präsentation und den zahlreichen Fragen der Teilnehmenden gelang ein überaus anschaulicher und sehr praxisbezogener Wissensaustausch.

Die strategische Allianz zwischen Flexpool (oder Flexibilisierung) und Arbeitsmarktkommunikation

Neben dem Flexbüro sind weitere Abteilungen und Experten an der Einstellung von ʺFlexernʺ beteiligt – in der Regel die Personalabteilung, manchmal auch die Kommunikationsabteilung. ʺDas ist in jedem Krankenhaus anders geregeltʺ, weiß Loran Noteboom. ʺManchmal wundern wir uns über die silomäßigen organisatorischen Strukturen, denn nur durch ein optimales Zusammenspiel aller Disziplinen kann der Arbeitsmarkt effizient bearbeitet werden. Zwar ist die Personalgewinnung ein Bereich, der logischerweise zur Personalabteilung gehört, aber die Rekrutierung potenzieller Flexer erfordert einen etwas anderen Ansatz.ʺ Vergleichen könnte man ihn mit der Arbeitsweise einer Zeitarbeitsfirma. ʺDort wird ein aktives Accountmanagement betrieben, d.h., die Nachfrage wird kontinuierlich ermittelt bzw. generiert. Und um die Nachfrage bedienen zu können, werden kontinuierlich Kandidaten geworben und eingeplant. Ein internes Flexbüro funktioniert genauso: es muss kontinuierlich die interne Nachfrage im Blick haben und dazu das passende Personal werben. Dabei muss es sich auf das Know-how der Personal- und der Kommunikationsabteilung verlassen können. Das Flex-Büro ist sozusagen der Kunde dieser Abteilungen. Die Erfahrung hat uns gelehrt, dass man diese Form der Zusammenarbeit leben muss, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Nur dann entsteht gegenseitiges Verständnis und Engagement, das schnelles Agieren und Reagieren ermöglicht, sei es bei kurzfristigen Ausfällen oder langfristigen Einsätzen von Flexmitarbeitern. Man könnte also durchaus von einer ʺstrategischen Allianzʺ sprechen, einer strukturellen Zusammenarbeit zwischen Flex-Büro, Personal und Kommunikation.ʺ Alle Ausführungen waren gespickt mit praktischen und erfolgreichen Beispielen. Abschließend ging Kevin van Dijk auf die zunehmende Rolle des Online-Marketings ein.

Online-Tools und soziale Medien sind in der Gesundheitspflege für die Arbeitsmarktkommunikation unverzichtbar

In der Geschäftswelt ist es schon lange selbstverständlich, soziale Medien auf dem Arbeitsmarkt zu nutzen, im Gesundheitswesen findet diese Möglichkeit erst allmählich Einzug. ʺDabei reden wir nicht über das Posten einer Nachricht auf der eigenen Facebook-Seiteʺ, so van Dijk. ʺDieses ‚Post and Pray‘ reicht nicht mehr aus, wenn es darum geht, flexible Arbeitskräfte zu rekrutieren.ʺ Potentielle Flexer seien eine Gruppe, die nicht immer aktiv nach einem Job gucken oder einen Jobwechsel planen. ʺSie müssen engagiert nach Ihren Flex-Zielgruppen auf dem Markt suchen und sie ansprechen. ʺ Denn viele würden diesen flexiblen Ansatz und seine Vorteile gar nicht kennen oder unterschätzten häufig ihre eigenen Chancen auf dem Arbeitsmarkt. ʺNicht so sehr in Bezug auf ihre Qualifikationen, sondern eher in Bezug auf mögliche Arbeitszeiten oder Dienste. Und genau diese Gruppe können Sie über Online-Marketing und den Einsatz von Social Media ansprechen, zum Beispiel über Facebook und Instagram.ʺ Auch Werbung auf Google sei denkbar.

Zielgruppen aktiv auswählen und ansprechen

Festgelegt werden dabei sehr spezifische Auswahlkriterien wie „geografisch“, „Interessen“, „Alter“, usw. Unterstützt werden die Bemühungen mit benutzerdefinierten Texten und Bildern inklusive Reaktionsmöglichkeiten. Nach einem ersten Klick landet man auf einer speziell gestalteten Flex-Seite der betreffenden Pflegeorganisation. Dort findet man maßgeschneidert und übersichtlich alle Vorteile für die eigenen, selbst zu bestimmenden Arbeitszeitwünsche. „Diese so genannte Landing Page ist zentral für jede Online-Kampagne. Sie beinhaltet verschiedene Bewerbungsmöglichkeiten per E-Mail, ein Telefon-Kurzformular oder sogar App-Kontakt.“ Van Dijk betonte erneut, dass der große Vorteil der Nutzung von Social Media auch darin besteht, dass Nachrichten, insbesondere von den eigenen Mitarbeitern, problemlos geteilt werden können. „Dadurch wird die Reichweite einer Message sehr groß und Sie generieren zusätzlichen Datenverkehr auf Ihre eigene Flex-Seite.“

QuickScans

Abschließend ging van Dijk auf die Ergebnisse eines QuickScans ein, einer Analyse der Online-Leistung eines der anwesenden Krankenhäuser. „Diese Analyse ist die Grundlage, auf der wir unsere Online-Kampagnen immer aufbauen“, erklärt van Dijk. „Sie zeigt zum Beispiel, wie die Website in Bezug auf Auffindbarkeit (über Google) punktet, wie benutzerfreundlich die Seiten angeordnet sind und wie relevant die Informationen für den Besucher sind.“ Das betreffende Krankenhaus wusste im Vorfeld nicht, dass ein QuickScan bei ihm durchgeführt wurde. Die Ausführungen hatten viele interessierte und neugierige Fragen aller Anwesenden zur Folge. Angeregt plaudernd ging man danach gemeinsam zum Abschlussgetränk über.

„Flexmanagement Experience“ ist eine Plattform, bei der sich Flex-Manager aus Krankenhäusern und Experten einen Tag lang gegenseitig inspirieren, diskutieren und Erfahrungen austauschen, um zu neuen Erkenntnissen zu gelangen. Themen sind Flexibilisierung, Rekrutierung und Arbeitsmarktkommunikation. Erfahrene Experten zeigen, welche positiven Auswirkungen dies auf die Position des Krankenhauses auf dem Arbeitsmarkt einerseits und auf die Effizienz der internen Organisation andererseits hat.

In diesem Jahr trafen sich 25 Flex-Manager am 4. Juni 2019 auf dem sonnenverwöhnten Anwesen von Zonheuvel, was überaus viel zu der informellen, offenen und interaktiven Atmosphäre beigetragen hatte.