Frei ist Frei
Das Konzept
Die steigende Komplexität der Patientenfälle und kürzere Verweildauer erfordern immer mehr Flexibilität von Gesundheitsunternehmen. Und sie legen Defizite bei der Dienstplanung bloß. Viele Dienstpläne sind der Dynamik des Pflegealltags nicht mehr gewachsen. Führungskräfte beschäftigen sich oft mehr als 50% ihrer Zeit mit Ausfallmanagement. Unverlässliche Dienstpläne erhöhen den Druck auf die Mitarbeiter zusätzlich.
Das Konzept „Frei-ist-frei“ wurde von den niederländischen Beratern Loran Noteboom und Peter van der Meulen entwickelt und hilft Krankenhäusern, schrittweise den Wandel von der Abhängigkeit von individueller Mitarbeiterflexibilität hin zur systemischen Organisationsflexibilität zu durchlaufen. Dies erfordert die Einführung und Operationalisierung von fünf Maßnahmenpaketen bzw. Bausteinen:
- Arbeitsmarktkommunikation
- Rekrutierung
- Struktur: Flexibilisierungs-Organisation
- Kultur: Aufnahmekultur neuer Flex-Mitarbeiter schaffen
- Das Flexbüro
Das Konzept kann seine nachhaltige Wirkung nur entfalten, wenn die fünf Bausteine gemeinsam umgesetzt werden. Die Maßnahmen am Arbeitsmarkt und die organisationsinternen Maßnahmen müssen stets aufeinander abgestimmt sein.
Das Konzept beinhaltet demnach sowohl Maßnahmen, um am Arbeitsmarkt mit Hilfe niedrigschwelliger Rekrutierung und zielgruppenspezifischer Arbeitsmarktkommunikation neue Mitarbeiter für die Flexreserve zu gewinnen, als auch interne Maßnahmen, um die Organisation selbst zu „flexibilisieren“. Dies geschieht, indem schnelle wettbewerbsfähige Einstellungsprozesse organisiert werden, und sich das Unternehmen für die Aufnahme neuer Flex-Pflegekräfte, mit individuellen Arbeitszeiten und zum Teil abweichenden Qualifikationen, öffnet.
Frei ist Frei hilft, unterstützt, berät und begleitet diese strategischen Personalplanungs-Prozesse und Maßnahmen. Wir bleiben während und nach dem Projekt eng mit einbezogen und arbeiten vor Ort mit an einer erfolgreichen Umsetzung des Konzeptes in Ihre Organisation - sowohl am Aufbau der Flexorganisation als auch der Marketingkampagne - damit eine mitarbeiterorientierte Flexibilisierung in den laufenden Betrieb integriert werden kann. Das ist systemische Flexibilisierung. In vorherigen Projekten waren wir in der Lage, 25 bis 35 VK pro Jahr pro Krankenhaus für den Flexpool aufzubauen.
Arbeitsmarkt-
Kommunikation
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REKRUTIERUNG
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Flex-
Organisation
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Kultur
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Frei ist Frei
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FLEXBÜRO
Das Flexbüro: Dreh- und Angelpunkt
Das Flexbüro ist zuständig für den Auf- und Ausbau des Flexpools und die Betreuung der Flex-Mitarbeiter. Es kümmert sich um die individuelle Entwicklung und Weiterbildung eines jeden Mitarbeitenden des Flexteams. Das Flexbüro sucht, findet, rekrutiert und begleitet durchlaufend neue Flex-Kandidaten. Die Flex-Mitarbeiter werden genau dort eingesetzt, wo der Pflegebedarf besteht. Als Arbeitsmarktportal bildet es die Brücke von der Organisation zum Arbeitsmarkt.
Einordnung des Flexbüros in die Organisation
Das Flexbüro nimmt eine strategische Position in der Gesundheitsorganisation ein. In der Praxis kann das Büro verschiedenen Bereichen zugeordnet werden: Es kann entweder direkt der Geschäftsführung untergeordnet werden, es kann aber auch beim primären Pflege-Prozess oder der Personal-Abteilung angesiedelt werden. Die beste physische Position des Flexbüros ist erfahrungsgemäß innerhalb des Bettenhauses und damit sowohl in der Nähe der Flex-Mitarbeiter als auch der Stationen.
Die Aufgaben des Flexbüros
Das Flexbüro hat mehrere Funktionen. Das Büro bildet eine niedrigschwellige Verbindung zum Arbeitsmarkt über intensive Arbeitsmarktkommunikation & Recruitierung.
Das Flexbüro
- ist in ständigem Kontakt mit den Stationen, um den aktuellen Stand der kurz-, mittel- und langfristigen Ausfälle immer im Auge zu haben.
- plant die Flex-Kollegen genau dort ein, wo aufgrund von geplanten oder ungeplanten Ausfällen Pflegebedarf besteht.
- macht es sich zur Aufgabe, die Flex-Mitarbeiter zu betreuen und in ihren persönlichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten zu fördern.
Auch die individuelle Einarbeitung wird vom Flexbüro organisiert.
Die Flexbüro „Crew“
Die Besetzung des Flexbüros sollte auf die Größe des Pools und die Art der Aufgaben abgestimmt werden. Die optimale Basis bilden jedoch mindestens drei Personen: Der Recruiter, der sich mit der Anwerbung am Arbeitsmarkt beschäftigt. Der Disponent, der die Einsatzplanung der Flex-Mitarbeiter übernimmt und ein Koordinator/eine Leitung, der für die Betreuung und Weiterentwicklung der Flex-Mitarbeiter verantwortlich ist. Er steht in engem Kontakt mit den Stationen, um über Entwicklungen in Bezug auf die Planungslage immer informiert zu sein.
ARBEITSMARKTKOMMUNIKATION
Das mitarbeiterorientierte Flex-Angebot mit den freien und flexiblen Zeitgestaltungs-Möglichkeiten bewerben wir mit einer intensiven Online- und Offline-Arbeitsmarktkampagne, um genau die passenden Flex-Mitarbeiter zu finden. Viele Gesundheitsorganisationen nutzen auch gerne unsere Erfahrung beim Optimieren ihres Rekrutierungsprozesses. Auf Wunsch unterstützen wir sie außerdem bei der Einrichtung oder Professionalisierung des Flexbüros.
Die Arbeitsmarktkommunikation dient dazu, mit Kampagnen rund um das Thema individuelle Arbeitszeiten neue Potentiale am Arbeitsmarkt zu erschließen. Dabei werden gezielt Arbeitnehmergruppen angesprochen, die bei der Jobwahl ein großes Augenmerk auf flexible bzw. individuelle Arbeitszeiten legen. Das sind beispielsweise Zeitarbeiter, Eltern, Studenten, junge Pflegekräfte, die der freizeitbewussten Generation Y angehören, oder auch ältere Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit reduzieren wollen. Das Konzept nutzt die Möglichkeiten der modernen Arbeitsmarktkommunikation und beinhaltet eine umfassende Analyse und Optimierung des Online-Auftritts.
REKRUTIERUNG
Rekrutierungsprozesse müssen so (neu) gestaltet werden, dass Bewerber nach der ersten Kontaktaufnahme schnell zum Vorstellungsgespräch eingeladen und angestellt werden können. Dauert der Prozess zu lange, werden sie von Zeitarbeitsfirmen „weggeschnappt“. Auch deswegen sollte der Kandidat nach Übereinstimmung innerhalb von 3 Tagen den Vertrag bekommen. Obwohl dies oft eine Herausforderung ist, setzen wir das in den meisten Projekten erfolgreich um.
Es ist zu empfehlen, den Flexpool zunächst mit neuen Mitarbeitern, die von sich aus örtlich flexibel arbeiten wollen, zu füllen. Bestandsmitarbeiter von oben herab anweisen in den Pool zu wechseln stößt in der Regel auf Widerstand. Zudem bringen neue Mitarbeiter sofort Entlastung, was die Kooperationsbereitschaft der Belegschaft steigert.
Vielen Krankenhäusern fehlen strukturell Pflegekräfte. Auch für die Besetzung von festen Stellen können aus dem zusätzlichen Potential am Arbeitsmarkt, das mit individuellen Arbeitszeiten angesprochen wird, Kandidaten angeworben werden. Der Flexpool steht nicht im Wettbewerb zur „normalen“ Personalanwerbung, sondern beide sind Partner. Im Laufe der Zeit wird es vorkommen, dass Poolmitarbeiter in Abteilungen wechseln. Der Pool dient als Orientierungsstufe. Umgekehrt werden Mitarbeiter aufgrund veränderter Lebensverhältnisse von den Abteilungen in den Pool wechseln. Der Flexpool wird zum Portal zum Arbeitsmarkt, und zu einer Möglichkeit, Mitarbeiter langfristig und lebensphasengerecht an das Unternehmen zu binden.
FLEXORGANISATION
Systemisch flexibilisieren ist mehr als „einen Pool aufbauen“. Und ein Flexpool als Bestandteil systemischer Flexibilität ist kein Pool mit einigen wenigen flexiblen Mitarbeitern,
die ständig überall Feuerchen löschen müssen, sondern besteht aus einer sorgfältig zusammengestellten Grundmasse von Mitarbeitern mit verschiedenen Qualifikationen und
individuellen Arbeitszeiten, die in ihrer Ganzheit den Kompensierungsbedarf abdecken.
Basierend auf einer feinmaschigen Kapazitätsplanung, bauen wir - parallel zum Basis-Einsatz - eine flexible Ebene auf, damit keine unnötigen Über- und Unterkapazitäten mehr entstehen.
Ein solcher Flexpool muss so aufgebaut werden, dass Abteilungen sich bei jeder Art von Personalausfall sicher darauf verlassen können.
Der Pool wird aus Mitarbeitern zusammengestellt, die ihre Arbeitszeit selbst bestimmen möchten. Als Gruppe deckeln sie die Lücken in den Dienstplänen der Stationen.
Das Krankenhaus bestimmt dabei, wo der Einsatz stattfindet. Somit werden Strukturen eingerichtet mit schnellen, wettbewerbsfähigen Einstellungsprozessen.
Flexplanungsprozesse werden in die strategische Personalplanung integriert.
KULTUR
Das Unternehmen soll sich für die Aufnahme neuer Flex-Pflegekräfte öffnen. Für einen erfolgreichen Einsatz der Flex-Mitarbeiter ist ein ‚Umdenken‘ in der Pflege erforderlich. Die Entwicklung einer Willkommenskultur in den Teams ist notwendig. Die Teams sollten bereit sein, über die Neuorganisation der eigenen täglichen Aktivitäten und Gewohnheiten nachzudenken. Das erleichtert den Einstieg der Flex-Kollegen auf den verschiedenen Stationen. Die festen Mitarbeiter erkennen, dass ihnen dies die notwendige Kontinuität der Pflege und Stabilität ihres eigenen Dienstplans bietet. Dieser Kulturwandel ist ein wichtiger Erfolgsfaktor innerhalb des Konzeptes Frei ist Frei. Effektiv geplante Interne Kommunikation spielt hier eine wichtige Rolle, weil sie dafür sorgt, dass alle gut informiert und mit einbezogen werden.
FREI IST FREI
Unterstützung und Rolle des Beraterteams
Um alle Bausteine sorgfältig in die Organisation zu implementieren, haben Peter van der Meulen und Loran Noteboom ein Netzwerk von Experten aufgebaut, aus dem für jeden Kunden ein Beraterteam zusammengestellt wird. Jeder Schritt wird gemeinsam mit dem Auftraggeber in einem Projektplan detailliert beschrieben und ausgearbeitet. Diese externe Berater-Rolle ist während des ersten Jahres sehr intensiv und die Berater sind diverse Male vor Ort. Das Ziel ist letztendlich, dass das Flexbüro selbständig diese Rolle von Frei ist frei übernimmt. Frei ist frei unterstützt das Flexbüro und seine Mitarbeiter auch in dieser Phase.
Was bedeutet das Konzept für Sie als Pflegekraft?
Erleben Sie, wie Ihr „Work“ und „Life“ wieder in Balance kommen. Wünschen Sie sich auch, dass Sie nicht mehr aus dem Frei gerufen werden?
Mehr erfahrenWas bedeutet das Konzept für Sie als Pflegedirektor?
Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeiter? Und wie zufrieden sind eigentlich Ihre Stationsleitungen? Wünschen Sie sich auch, dass Sie als Pflegedirektor sich weniger mit dem täglichen Ausfall beschäftigen müssten?
Mehr erfahrenWas bedeutet das Konzept für Sie als (Kaufmännischer) Vorstand?
Profitieren Sie von einer sicheren finanziellen und personellen Lage, mit Planbarkeit und Stabilität der Dienstpläne durch Flexibilisierung. Zukunftssicherheit ohne Betten schließen zu müssen?
Mehr erfahrenWas bedeutet das Konzept für Sie als Pflegekraft?
Wie verlässlich ist Ihr Dienstplan als Pflegefachkraft eigentlich? Werden Sie in Ihrer Freizeit mehrmals vom Arbeitgeber angerufen um einzuspringen? Passen Sie oft Ihre Dienstzeiten an die Ihrer Kollegen an? Freizeit zuverlässig planen - unmöglich? Ihr Verantwortungs- und Pflichtgefühl ist so groß, dass sie schwer „Neinʺ sagen können? Aber eigentlich hätten Sie Sport-Training oder waren seit langem mal wieder mit Freunden verabredet. Das muss doch auch anders gehen? Richtig!
Denn unser Konzept „Frei-ist Frei“ basiert auf mitarbeiterorientierter Flexibilisierung. Das Basisprinzip zielt darauf, dass nicht mehr an die individuelle Flexibilität der Mitarbeiter appelliert werden muss. Es soll eine zusätzliche flexible Ebene von Mitarbeitern aufgebaut werden, genau abgestimmt auf den Ausfall-Bedarf der Stammteams. Wenn eine solche Flexreserve (Flexpool) vorhanden ist, um immer mehr Ausfälle zu kompensieren, müssen feste Mitarbeiter nicht mehr dauernd einspringen. Ihr Dienstplan wird verlässlich, und „frei“ ist „frei“.
Somit müssen nicht Sie, als individuelle Pflegekraft, flexibel aufgestellt sein, sondern die Organisation wird flexibel eingerichtet. Auf den Stationen, auf denen Unterstützung gebraucht wird, sind die Flex-Mitarbeiter herzlich willkommen, weil alle Dienstpläne langfristig stabiler werden. Unsere Berater helfen, unterstützen und begleiten diese strategischen Personalplanungs-Prozesse und Maßnahmen, damit eine mitarbeiterorientierter Flexibilisierung im laufenden Betrieb integriert werden kann.
In vielen deutschen Krankenhäusern und Gesundheitsorganisationen konnten wir unser Konzept schon etablieren. Wenden Sie sich an Ihren Pflegedirektor und erzählen Sie es weiter.
Was bedeutet das Konzept für Sie als Pflegedirektor?
Ausfälle und Lücken im Dienstplan gibt es täglich auf Ihren Stationen. Mit dem zurzeit fast strukturellen Personalmangel wird das eher mehr als weniger. Das müssen wir Ihnen nicht erzählen. Bei Ausfall werden Kollegen aus dem Frei gerufen, können diese nicht einspringen, telefonieren Sie die nächsten Mitarbeiter auf der Liste ab. Stellen werden zwar ausgeschrieben, aber es bewirbt sich kaum jemand. Und das Problem landet letztendlich jedes Mal wieder auf Ihrem Schreibtisch. Täglich werden Sie angerufen, schieben Ihre Mitarbeiter hin und her und versuchen das große Puzzle Dienstplan zu lösen. Zu oft wird an die individuelle Flexibilität der Mitarbeiter appelliert („einspringen“). Das Pflichtgefühl der Mitarbeiter ist so groß, dass sie schwer „Neinʺ sagen können. Das baut wiederrum Druck bei den Mitarbeitern und den Stationsleitungen auf und wird zur zusätzlichen Belastung. Können Sie sich vorstellen, dass es eine Lösung für dieses Problem gibt und Sie das Ausfallmanagement auch in andere Hände legen können?
Denn unser Konzept „Frei-ist Frei“ basiert auf mitarbeiterorientierter Flexibilisierung, wobei nicht mehr an die individuelle Flexibilität der Mitarbeiter appelliert werden muss. Sie werden als Direktion in der Pflege selbst eine flexible Ebene von Mitarbeiter aufbauen, genau abgestimmt auf den Bedarf Ihrer Stammteams. Somit wird die Organisation flexibel und zukunftssicher eingerichtet. Und Sie haben selbst einen direkten Einfluss auf die Personallage auf Ihren Stationen. Frei ist Frei hilft, unterstützt, berät und begleitet diese strategischen Personalplanungs-Prozesse und Maßnahmen, damit eine mitarbeiterorientierter Flexibilisierung im laufenden Betrieb integriert werden kann. Wir bleiben während und nach dem Projekt eng miteinbezogen und arbeiten vor Ort mit an einer erfolgreichne Umsetzung in Ihrer Organisation.
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und wir liefern eine echte Lösung für Ihr Problem.
Wir unterstützen Sie bei der Erstellung eines Business Cases als Grundlage für ein Gespräch mit Ihrem (kaufmännischen) Vorstand.
Was bedeutet das Konzept für Sie als (Kaufmännischer) Vorstand?
Die steigende Komplexität der Patientenfälle, kürzere Verweildauer und der steigende Personalmangel erfordern immer mehr Flexibilität von Ihnen als (Kaufmännischer) Vorstand im Gesundheitsunternehmen. Es werden Defizite bei der Dienstplanung bloßgelegt. Viele Dienstpläne sind der Dynamik des Pflegealltags nicht mehr gewachsen. Bemerken Sie auch, dass Ihre Führungskräfte sich oft mehr als 50% ihrer Zeit mit Ausfallmanagement beschäftigen? Und zusätzlich erhöhen unverlässliche Dienstpläne den Druck auf die Mitarbeiter. Das schadet Ihnen auch als Arbeitgeber. Ausgebrannte Pflegekräfte können Patienten gegenüber kaum noch Empathie zeigen (Qualitätsverlust). Manche Krankenhäuser müssen Betten schließen, da nicht genügend Pflegekräfte vorhanden sind (Erlösverlust).
Können Sie sich vorstellen, dass es eine Lösung für dieses Problem gibt und Sie eine Veränderung selbst in die Hand nehmen können?
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und wir liefern eine echte Lösung für Ihr Problem.
Denn unser Konzept „Frei-ist Frei“ basiert auf mitarbeiterorientierter Flexibilisierung und bedarfsgerechter Personalplanung. Wobei nicht mehr an die individuelle Flexibilität der Mitarbeiter appelliert werden muss. Das senkt die Mitarbeiter-Krankheitszahlen und steigert infolge die Mitarbeiter-Zufriedenheit. Die Organisation wird flexibel und zukunftssicher eingerichtet. Sie erreichen wieder eine nachhaltige und attraktive Wettbewerbs-Position am Arbeitsmarkt mit einem großen Vorteil. Frei ist Frei hilft, unterstützt, berät und begleitet diese strategischen Personalplanungs-Prozesse und Maßnahmen, damit eine mitarbeiterorientierte Flexibilisierung in den laufenden Betreib integriert werden kann. So entsteht Stabilität durch Flexibilität. Wir bleiben während und nach dem Projekt eng miteinbezogen und arbeiten vor Ort mit an einer erfolgreichen Umsetzung in Ihrer Organisation.
Wollen Sie wissen was das Konzept für Ihre Pflegedirektion leistet? Stimmen Sie sich mit Ihrer Pflegedirektion ab und rufen Sie uns an!
Um Ausfälle und Lücken im Dienstplan zu kompensieren, wird von Arbeitgebern in der Pflege immer wieder an die individuelle Flexibilität der Mitarbeiter appelliert („einspringen“). Ihre Verantwortung und ihr Pflichtgefühl sind so groß, dass sie schwer ʺNeinʺ sagen können. Durch das ständige Einspringen, die mangelnde Planbarkeit der Arbeit und die Angst, aus der Freizeit zum Dienst gerufen zu werden, bleiben Erholung und Privatleben für Pflegekräfte auf der Strecke. Das schadet auch Arbeitgebern. Ausgebrannte Pflegekräfte können Patienten gegenüber kaum noch Empathie zeigen (Qualitätsverlust). Manche Krankenhäuser müssen Betten schließen, da nicht genügend Pflegekräfte vorhanden sind (Erlösverlust).
Peter van der Meulen
Fazit
Systemische Flexibilisierung anhand der fünf Bausteine bringt:
Objektivität
Objektivität
Im Rahmen unseres Projektes wird noch einmal genau analysiert, was von wem zu welchem Zeitpunkt wirklich gemacht werden muss, um die notwendige Pflegeleistung zu erbringen, und wo Flexkollegen sinnvoll eingesetzt werden können.
Stabilität
Stabilität
Wenn eine Flexreserve vorhanden ist, um Ausfälle zu kompensieren, müssen feste Mitarbeiter nicht mehr dauernd einspringen. Ihr Dienstplan ist verlässlich, und „frei“ ist „frei“.
Flexibilität
Flexibilität
Wenn ausreichend Mitarbeiter im Pool vorhanden sind. die bereit sind, örtlich flexibel zu arbeiten, kann die Organisation flexibel auf Ausfälle und Belastungsspitzen reagieren. Interessanterweise erhöht sich dank der neu gewonnenen „Ruhe im Dienstplan“ im Laufe der Zeit die individuelle Flexibilität der festen Mitarbeiter wieder.
Attraktivität
Attraktivität
Flexible bzw. individuelle Arbeitszeiten sind von vielen Arbeitnehmergruppen im gegenwärtigen Arbeitsmarkt gewollt. Wenn die Flexkollegen nutzbringend eingesetzt werden, wird die Organisation entlastet. Dadurch nimmt der Stress ab, es verbessert sich die Stimmung und damit auch das Arbeitgeber-Image!
